ご相談企業では、全社的なテーマとして業務改善と人材不足への対応が掲げられており、限られた人数でも同じ品質で仕事を回せる体制づくりが求められていました。これまでの手順書は、紙や電子マニュアルの更新が追いつかず、画面構成の変更や業務フローの見直しに対応できていないものも多く、現場としても「分かりづらい」「実際の作業イメージが湧きにくい」という声が出ていました。また、工事の施工方法やシステム操作など、ベテランの感覚に頼っている部分も多く、技術継承の観点でも課題を感じていました。そこでメディア博士としては、従来の文章主体のマニュアルを置き換えるのではなく、それを補完する形で「動画マニュアル」を組み合わせることをご提案しました。具体的には、システム操作の画面録画や施工手順の撮影、要点だけを押さえた解説動画などを整理し、技術的なこだわりや注意点、ベテランが普段意識しているポイントを映像と音声で伝えることで、業務改善と技術継承を同時に進めていく方針です。
すでに社外向けの紹介動画は専門的な編集ソフトと一部の担当者によって制作されていましたが、そのやり方をそのまま社内マニュアルにも広げると、制作できる人が限られ、外注費も増え続けてしまう懸念がありました。そこでメディア博士では、インストール不要で使えるクラウド型の動画編集ツールをご紹介しました。ブラウザからログインするだけで利用でき、画面上でスライドや動画、テキスト、図版を並べていく操作は、プレゼン資料を作る感覚に近いため、これまで動画編集ソフトに触れてこなかった現場の担当者でも扱いやすい点が特徴です。また、画面録画機能でシステム操作をそのまま記録し、台本に沿ったAIナレーションを載せられるため、録音環境を整える手間や読み上げのやり直しを大幅に減らすことができます。業界特有の専門用語については、読み方やイントネーションを調整する機能や辞書登録機能を使うことで、現場に違和感のない音声に近づけることが可能です。これにより、これまで一部の動画制作チームに集中していた編集作業を、他の関連部門にも広げ、現場に近い人が主体となって動画マニュアルを作成できる環境づくりを目指しました。
ご相談時点では、一部署だけでサブスクリプション型サービスを導入することに対して費用面の不安がありました。また、「本当に誰でも作れるのか」「どの程度のスキルや時間があれば運用できるのか」といった点も懸念として挙がっていました。そこでメディア博士からは、ツール提供だけでなく、導入初期の伴走サポートを組み合わせた運用設計をご提案しました。まずは動画マニュアルの対象となる業務やシステムを整理し、効果が出やすいテーマから優先的に着手することで、短いサイクルで成果物を社内に見せられるようにします。その際、共通で使える動画テンプレートや構成フォーマットをこちらで用意し、初回は一緒に制作しながらノウハウを移転していきます。完成した動画はクラウド上で一元管理され、必要に応じてコピーして別のテーマに流用できるため、作るほど制作効率が上がる設計です。また、視聴ログの確認や社内への展開方法についても定期的な打ち合わせでフォローし、「使われないツール」で終わらないよう社内定着まで伴走することをお約束しました。将来的には、複数の部門での利用状況を見ながら、社内向けの閲覧プラットフォームや動画共有の仕組みへ段階的に拡張していくイメージも共有し、外注費削減や教育工数の平準化といった費用対効果を中長期で高めていく方向性をご提案しています。
