社内の間接業務において手順が統一されておらず、既存の資料も古いまま更新されていないため、担当者が変わるたびに業務の引き継ぎ負担が発生している点が大きな課題として挙げられていました。そこで、まずは作業画面を録画しながら説明するだけで動画とテロップが自動生成されるメディア博士の録画機能をご紹介しました。音声を取り込みながら説明するだけで、AIが自動で文字起こしとテロップ配置を行うため、従来のように手作業で構成を組み立てる必要がなくなり、マニュアル作成時間を大幅に短縮できます。また、既存の資料が点在している場合も、まずは動画化することで作業の実態を可視化し、業務の標準化に向けた基盤づくりができる点をご説明しました。
部分的に作業内容が変更された場合、従来は資料の差し替えや再配布が必要でしたが、メディア博士ではクラウド上で動画データを一元管理するため、編集した内容がそのまま最新状態として反映されます。また、一度雛形となる動画を作成すれば、他の担当者がコピーして内容だけ入れ替えることでスムーズに横展開でき、特定の担当者に負荷が集中しない運用が可能になります。既存の資料がPowerPointで用意されている場合は、そのままメディア博士に取り込み、ノート欄の文章をAIナレーションとして自動読み上げさせることもできます。画面録画とスライド素材を組み合わせることで、理解しやすい業務マニュアルを短時間で作成し、更新し続けられる体制づくりを目指せる点を提案しました。
作成したマニュアルをどのように社内へ展開するかも重要なポイントであり、メディア博士では従業員限定の動画プラットフォームを構築できる点をご紹介しました。動画や資料をカテゴリーごとに整理し、検索機能で必要な業務手順をすぐに探せるため、複数のチャネルで共有フォルダが乱立している状況を解消できます。また、閲覧ログを確認することで、どの業務が頻繁に参照されているか把握でき、教育計画や改善活動にも活用できます。必要に応じて、動画内にチャプターを設定して該当箇所へすぐに飛べるようにしたり、QRコードから特定の作業動画へアクセスさせる運用も可能です。まずは動画マニュアルの整備から始め、将来的に研修や新人教育コンテンツへと発展させられる段階的な活用プランをご提案しました。
