まずは、社内の資料やマニュアルを「探せる状態」にすることが最優先です。メディア博士では、資料をサムネイル付きの一覧で表示できるため、ファイル名だけでは判断しづらい資料でも直感的に選べます。さらに、関連部門や用途ごとにメニュー（カテゴリ）を分け、誰が見ても迷わない導線を設計します。更新が発生しやすい資料は「お知らせ」枠から該当ページへ誘導し、必要な情報に最短で到達できる流れを作ります。運用開始後に資料が増えても、カテゴリ追加や並び替えで整理を保てる設計にしておくのがポイントです。
共有フォルダ運用で起こりがちな誤削除や意図しない編集は、権限設計と運用ルールで抑止します。メディア博士では、公開範囲をログインユーザーに限定しつつ、編集できる人・閲覧のみの人を分ける運用が可能です。あわせて、更新履歴を残すことで「いつ・何が変わったか」が追える状態にし、現場の混乱を減らします。コメント機能についても、ページ単位で表示/非表示を切り替えたり、意見収集は別導線にまとめて運営側が反映可否を判断したりと、社内の空気感に合わせた設計ができます。
文章だけでは伝わりにくい手順は、画面録画を使った動画マニュアルが効果的です。メディア博士なら、動画編集まで同一環境で行えるため、操作手順や接客フローなど「動き」を含む内容を分かりやすく共有できます。さらに、閲覧状況を分析し、どのページが見られているか・どこで止まっているかを把握して改善につなげます。数千名規模で一気に展開する場合は、まず必要度の高い関連部門からスモールスタートし、使われ方のデータを見ながら対象を広げる進め方が現実的です。弊社は、初期設計から運用改善まで伴走し、定着する仕組みづくりを支援します。
