まずは「何のために、誰の困りごとを減らすのか」を明確にし、マニュアルの粒度・構成・更新ルールを決めます。作成担当者の負担が大きい状態では、量だけが増えて閲覧されないコンテンツが蓄積しがちです。そこで、よくある質問やつまずきポイントを起点にテーマを整理し、「1本で伝える範囲」「タイトルの付け方」「完成チェックの観点（分かりやすさ・再現性・最新性）」を標準化します。メディア博士の運用支援を前提に、現状の課題を棚卸しし、少ない工数で“見られる・役に立つ”マニュアルに寄せる設計から着手します。
次に、制作プロセスを短縮します。メディア博士は画面録画から編集までを一つの環境で行え、不要部分のカットなど基本編集をスムーズに実施できます。さらに、音声からの文字起こしやテロップの自動配置、文章をもとにしたナレーション作成などを組み合わせることで、手入力中心の作業を減らせます。テンプレート型の作り方も併用すれば、経験が少ない担当者でも体裁が整った動画を作りやすくなります。加えてクラウド上で共同編集できるため、忙しい人が一人で抱え込まず、分担・引き継ぎがしやすい点も制作継続に有効です。
最後に、作ったマニュアルが見られない根本要因を解消します。メディア博士では、マニュアルをカテゴリや用途で整理し、必要な情報へ最短で辿り着ける構成にできます。さらに、内容変更があった際は、該当部分の差し替えや改訂がしやすく、更新のたびに手間が増える状態を避けられます。閲覧される環境を作るには、検索性・一覧性に加え、「ここを見れば解決する」という社内ルールづくりが重要です。運用支援の中で、周知の手順や見てもらうための導線、更新担当の役割分担まで含めて設計し、問い合わせ削減に繋がる“使われるマニュアル”へ段階的に移行する方針をご提案します。
