まずは、資料が複数の場所に散在していて探しにくい状態を解消するために、「誰が」「どんな場面で」「何を探すか」を起点に情報設計を行います。メディア博士では、フォルダの階層整理に加えてタグ付けで横断的に関連資料を束ねられるため、業務の流れに沿った探し方と、資料種別での探し方を両立できます。さらに、トップ画面の導線（よく使う資料・更新情報・目的別の入口）を整えることで、詳しい人に聞かなくても目的の情報へ到達できる状態を目指します。
次に重要なのが、古いマニュアルが残り続け、誰も気づかないまま運用されてしまう状態の改善です。メディア博士では、更新した内容を同じページに反映しやすく、最新版を参照し続ける運用に寄せられます。加えて、編集権限・閲覧権限の設計や、必要に応じた承認フローの考え方を整理し、「勝手に更新される」「似た資料が増えて混乱する」といったリスクを抑えます。ツールの機能だけでなく、社内ルールとして回る形に落とし込むことが、継続的な運用の要になります。
紙や静止画で十分な内容と、動きがないと伝わりにくい内容は分けて考えるのが現実的です。メディア博士なら、動画・静止画・テキストを同じページにまとめられるため、現場事情で「紙が必要」「オンラインで見たい」など利用シーンが分かれても対応できます。また、誰がどの情報を見ているか、どこで止まっているかといった活用状況を可視化できるため、教育や引き継ぎの重点を決めやすくなります。将来的に、学習コンテンツ化（理解度確認や定着の仕組み）や、社外向けのサポートサイトとしての展開も視野に入れながら、まずは“正しい情報が一か所に揃う状態”を作る進め方をご提案しました。
