今回のご相談は、システム操作や入力業務が特定の担当者に依存しやすく、口頭・横で見せる形の引き継ぎが中心になっている点でした。まずは「よく聞かれる操作」「つまずきやすい入力」「間違えると手戻りが大きい手順」から優先順位を付け、メディア博士の画面録画で実作業をそのまま記録する進め方をご提案します。操作画面を見ながら説明している様子をそのまま残せるため、手順書をゼロから文章化するより短時間で形になり、同じ説明を繰り返す負担も減らせます。
「作業しながら話すのは難しい」「声が残るのは抵抗がある」という懸念に対しては、録画時の音声は“下書き用”と割り切る運用が有効です。メディア博士のAI文字起こしで字幕の土台を自動生成し、不要部分だけ整えることで、長い原稿を作らずに説明文を揃えられます。最終版は音声を使わず、字幕中心で見せる形にする、もしくはAIナレーションで読み上げて統一感を出すなど、担当者の話し方に左右されない見せ方が可能です。編集もクラウド上で完結するため、専門的な編集スキルを前提にせず、必要最小限の手直しで公開まで進められます。
導入後につまずきやすいのが、動画が増えた際の探しにくさと、作る時間の確保です。そこで、フォルダを業務カテゴリ・操作テーマ・頻度などで揃え、タイトルの付け方もテンプレート化する運用をご提案します。さらに「新しい手順が発生したらまず録画」「変更があったら該当箇所だけ差し替え」といった更新ルールを決めることで、忙しい時期でも“全面作り直し”を避けられます。作成した動画は書き出して保管できるため、将来の運用方針が変わる場合でも資産として残しやすく、安心して取り組みを始められます。
