現場のITリテラシーにばらつきがある場合、文章中心の手順書は「読む前に離脱」しやすく、結果として口頭質問や個別対応が増えがちです。そこでメディア博士の画面録画と動画編集を使い、よくある設定・操作を短い動画に分割して整備することをご提案しました。音声を入れて録画するだけでAIが文字起こしを行えるため、説明テキストを一から作り込む負担を抑えながら、画面遷移を見せて理解できるマニュアルにできます。さらに、テンプレートを用意しておけば同じ構成で複製しながら量産でき、属人化しやすい手順の標準化にもつながります。
すでに社内ポータルが運用されている場合でも、「どこにあるか分からない」「そもそも見に行かない」が発生します。メディア博士では、作成した動画をURLで共有したり、QRコードとして配布したりできるため、ポータルへの導線が弱い現場でも“そこから直接見られる”形を作れます。紙の掲示・簡易チラシ・現場の手順カードなどにQRを載せ、必要なタイミングでアクセスできる運用も可能です。加えて、サムネイル表示やタグ付けで探しやすく整理し、必要な情報に最短で辿り着ける構造を整えることで、閲覧率の底上げを狙えます。
マニュアルは作って終わりではなく、更新・周知・定着が重要です。メディア博士では、編集できる人／閲覧のみの人など権限を分けられるため、現場で作成しつつ最終確認は管理側が行う、といった分担がしやすくなります。また、パスワード設定や有効期限、社内ネットワークからのみ閲覧できる制限などにより、情報管理の不安を抑えながら運用できます。さらに、どのコンテンツが見られているかを把握し、改善対象を特定して更新サイクルを回すことで、ポータル全体の“見られる体質”を作れます。導入初期は、優先度の高いテーマから小さく始め、成功パターンを他部門へ横展開できる設計をご提案しました。
