課題の中心は、マニュアルの整備が追いつかず、更新が止まっている部門が出ている点でした。最初から完璧を目指すのではなく、全社で使う前提で「どの部門が・何を・どの粒度で」載せるかを整理し、運用ルールを先に決めることが重要です。メディア博士なら、文章・画像・動画を同じ場所で管理できるため、既存資料が点在していても集約しやすく、更新作業もシンプルに回せます。紙で残したい場合も、ページ単位で出力できるため、現場の運用を崩さずに段階移行が可能です。
要件として特に重視されていたのが、部門ごとの閲覧制御でした。メディア博士では、ページやカテゴリ単位で閲覧権限を設定できるため、他部門の情報を見せない運用設計が可能です。また、個別の閲覧ログを取れるため、「誰がどこまで確認したか」を把握しやすく、教育や安全・品質の観点でも管理が進みます。利用者の追加・変更が発生しても、一覧データでまとめて反映できるため、運用負担を増やしにくい構成にできます。
多言語対応は、動画を補助として使うことで理解のばらつきを抑えられる一方、通信負荷や情報管理も論点になります。メディア博士では、テキストの翻訳や動画の言語展開を想定した運用も取りやすく、必要な範囲から段階的に拡張できます。セキュリティ面は、社内ネットワークからのアクセスに限定するなどの制限を組み合わせることで、情報漏洩リスクを抑えた運用が可能です。さらに伴走型の支援により、最初の設計から定例の振り返りまで行い、「使われる状態」を前提に改善を積み上げられるよう提案しました。
