現場ではすでにExcelで作成した手順書をサーバーで管理しており、運用を大きく変えると反発や二重作業が発生しやすい状況でした。そこで、メディア博士では既存フォーマット（Excel／PDF）をそのまま掲載・閲覧・ダウンロードできる点を前提に、まずは「探す場所を一本化」する形を提案しました。部門や業務ごとに入口を分け、必要な情報だけが表示される構成にすることで、検索性を高めつつ、現場側の作業負担を最小化します。動画化は“全部置き換える”のではなく、現行資料で十分に伝わるものは現状のまま活用する方針としました。
業務が多岐にわたり、参照者が少人数の手順も多い場合、動画作成に時間をかけすぎると継続が難しくなります。そこで、棚卸しを行い「紙では伝わりにくいコツ」「操作ミスが起きやすい画面手順」など、効果が出やすい箇所だけを部分的に動画化する運用を提案しました。特に画面操作は、画面録画しながら説明するだけで自動文字起こしが入り、テロップ生成の手間を抑えられます。従来のスクリーンショット取得や注釈作成の負担を減らし、必要に応じて動画から静止画を切り出して資料化するなど、作成者の得意な形で運用できる点を重視しました。
工場内の一部エリアでは通信が届かず、オンライン前提の閲覧が難しいことが明確でした。そこで、現場に入る前に動画を端末へダウンロードして持ち込む運用、紙の手順書にQRコードを付けて必要部分だけ端末で確認する運用など、オフラインを前提にした使い分けを提案しました。さらに、誰がどのマニュアルを見たかを閲覧ログで把握できるため、定着のボトルネックを把握し、周知や改善の打ち手を検討できます。まずは共有・検索の習慣化を作り、次の段階で教育（テスト・アンケート・受講履歴）へ広げるなど、無理のないステップ設計も含めて伴走する方針としました。
