まず課題の中心は、マニュアルの置き場所が点在し、どれが正しい版か分かりにくい点にありました。そこで、メディア博士を“閲覧の入口”として統一し、「マニュアルはここで確認する」というルールを先に整えることを提案しました。既存の資料はそのまま集約でき、閲覧・ダウンロードも可能なため、作り直しを前提にせず移行を始められます。さらに、タグ付けやカテゴリ設計で検索性を高め、探す時間・聞き直しを減らすことで、部門内のヘルプ対応や問い合わせ対応の負担軽減につなげます。
形式のバラつきは、作成者のスキル差だけでなく「何を書けばよいかが毎回違う」ことが原因になりやすいです。メディア博士では、手順の見せ方をテンプレート化し、タイトル・概要・手順を“埋めるだけ”で体裁が揃う運用を提案しました。すべてを動画に置き換えるのではなく、文章や写真で十分伝わる箇所はそのまま、手元作業やコツなど“文字だけでは伝わりにくい箇所”だけを短い動画で補完するハイブリッド運用が現実的です。動画編集も直感的に扱える設計のため、現場で撮影した素材をつなぎ、テロップやナレーションを補助機能で効率よく整える流れを想定しました。
初期は少人数での利用から始まる場合、費用対効果を出すには“利用範囲の広げ方”と“定着のさせ方”が重要になります。そこで、情報システム部門だけに閉じず、他部門でも横展開できるテーマ（入社時の手続き、よくある問い合わせ、業務の基本手順など）を候補に挙げ、段階的に利用範囲を広げる設計を提案しました。また、海外拠点とのやり取りがある業務では、多言語化で資料作成や説明の手間を減らせる可能性があります。運用開始後は、閲覧状況の可視化をもとに「見られていない原因」を特定し、構成や周知方法を改善していくことで、形骸化を防ぎます。導入して終わりではなく、定着までの運用を一緒に作る方針で進めます。
