ご相談では、マニュアルが長期間更新されず、実務とズレた状態で参照されている点が大きな課題でした。メディア博士では、手順書を作ること自体よりも「更新され続ける運用」を設計できます。テンプレートに沿って必要項目を入れるだけで体裁が整うため、作成者がレイアウトで手が止まりにくく、更新履歴も残せます。さらに、最新版を常にWeb上で参照する運用に寄せることで、個人が古いファイルを保持してしまう状態を抑え、情報の鮮度を担保しやすくします。
もう一つの課題は、資料が大量に散在し、マニュアルの所在や網羅性が把握できないことでした。メディア博士は、既存の資料（形式が混在していても）を集約し、キーワード検索に加えてタグやカテゴリで整理できます。誰がどの言葉で探すかは部署ごとに異なるため、タグ設計を前提に「探し方」を揃えることが重要です。さらに、手順の中で動画が有効な箇所だけを埋め込み、文章・画像・動画を併用した“ハイブリッド型”にすることで、伝わりにくい工程の補完もしやすくなります。
運用を回すうえでは「使われているか」「どこで詰まっているか」を把握できる状態が必要です。メディア博士では、閲覧や利用状況を分析し、改善すべきページや不足している情報の当たりをつけやすくなります。また、利用者が気づいた点を返せるように、フォームやコメント（承認制など）を組み合わせてフィードバック導線を設計することも可能です。加えて、将来的に社内の知識をより探しやすくするため、生成AIを活用した検索の考え方も含め、運用の成熟度に合わせて段階的に改善していく進め方をご提案しました。
