ご相談企業では、人手不足が続く中で引継ぎが個別最適になり、マニュアルの形式・置き場・更新ルールが統一されていない点が課題でした。ここで大切なのは、マニュアル整備が「作って終わり」にならないよう、最初に運用を決めることです。誰が更新責任を持つのか、どの業務から優先するのか、どの単位で棚卸しするのか。全社導入を前提とするほど、現場任せにすると進まなくなります。そこで、部門ごとの業務をいきなり網羅するのではなく、まずは既存資料を集約して“探せる状態”を作り、次に更新頻度や重要度が高い領域から整備を進める段階設計をご提案しました。
メディア博士は、マニュアルの受け皿となる社内プラットフォームを用意し、資料・手順・動画を一元管理できます。キーワード検索に加えてタグや分類を設計できるため、必要な情報に最短で辿り着きやすくなります。また、手順をステップ型でまとめられるテンプレートにより、作成者がレイアウトに悩まず、一定品質で揃えられるのも特長です。説明はテキストや画像で十分な箇所は簡潔に、動きが必要な箇所だけ動画で補う“ハイブリッド”運用ができるため、動画を最小限にしつつ分かりやすさを担保できます。多言語表示にも対応でき、現場の状況に合わせて見せ方を変えられる点も、宿泊業の多様な業務と相性が良いと整理しました。
今回の商談では、当面は日常業務の効率化や既存のAI活用が最優先で、マニュアル基盤は「今すぐ」よりも「タイミングを見て」が現実的、という認識が共有されました。そこで、今あるAIや既存の情報管理の取り組みを否定せず、マニュアル側は“後から効く土台”として整備できるよう、段階的な進め方をご提案しました。具体的には、①まず資料を集約して検索性を上げる、②作りやすいテンプレートで更新を回す、③利用状況を分析して導線や内容を改善する、という流れです。運用が回り始めると、教育のばらつきや「聞いた方が早い」の積み重ねによる見えない負担を減らしやすくなります。将来的に全社で整備の機運が高まったタイミングでスムーズに動けるよう、必要情報の整理と活用イメージの共有までを提案範囲としてまとめました。
