ご相談企業では、既存のクラウド保管はできている一方で、必要なマニュアルに辿り着けない・そもそも有無が分からないという状態が課題でした。拠点数が増えるほど、フォルダ構造だけでは“探し方が分かる人しか使えない”状態になりやすく、結果として「近くの人に聞く」運用が残ってしまいます。そこで、メディア博士の社内プラットフォーム上で、拠点別・業務別・新人向けなど複数の切り口で入口（メニュー／特集）を作り、タグ付けでフォルダをまたいで一覧化できる運用をご提案しました。季節業務などは優先表示を入れ替えることで、必要な情報が“その時期に自然と目に入る”導線を作れる点も整理しました。
代表者の意向として「テキストと動画の両方を用意し、見る人が選べる形式が望ましい」という要件がありました。一方で、現場には作成スキルの差があるため、自由形式だけでは品質がばらつきやすいのも現実です。そこで、メディア博士のテンプレート型マニュアル（項目に沿って入力するだけで体裁が揃う形式）を基本にしつつ、必要に応じてフリー形式も併用する“ハイブリッドの作成ルール”をご提案しました。動画についても、全編を撮るのではなく、画面操作など「動きが必要な部分」だけを画面録画で収録し、AIの文字起こし・AIナレーションで補助することで、負担を抑えながら分かりやすさを担保できます。多言語対応も可能なため、将来的な体制変化にも備えられると整理しました。
過去に別媒体で整備したものの更新されず放置され、結局使われなくなった経験がある点は重要な示唆でした。そこでメディア博士では、従業員ごとのログイン管理により「誰が何を見たか」「どこで離脱したか」を可視化し、見られていない拠点・役割に対して再周知や説明会を打てる運用を提案しました。お知らせ機能や配信機能を使い、重要な更新は“流れて終わり”にせず、未閲覧者に再通知するなど、データに基づく改善が可能です。導入初期は棚卸しから着手し、作成範囲・フォーマット・周知の手順を整えた上で、運用状況を見ながらPDCAを回す伴走支援を行うことで、定着と業務標準化につなげる方針を提案しました。
