最優先の課題は、更新日時と実際の内容が噛み合わず、現場で“古い手順”が参照され得る点でした。ファイル保管や命名ルールだけで運用を回そうとすると、差し替え漏れ・複製・持ち出しが発生しやすく、結果として最新版が分散します。そこで、メディア博士の社内プラットフォーム上に手順書の参照先を集約し、「この画面にあるものが常に最新版」という前提を作る運用をご提案しました。手順書そのものは従来形式のまま掲載しつつ、差し替えと履歴の残し方をルール化することで、現場が迷わず辿り着ける状態を目指します。
過去に動画要領書へ取り組んだものの、専門的で扱える人が限られ、結果として普及しなかった経緯がありました。そこでメディア博士では、現場で撮影した素材や、パソコン操作の画面録画を取り込み、AIの文字起こし・自動テロップ・AIナレーションなどで編集負担を軽くできる点を中心にご案内しました。作成者のスキル差が出やすい領域だからこそ、最初に「この型で作る」というテンプレートや制作ルールを整え、必要な箇所だけを短い動画で補足する形にすると、作り手の負担を抑えつつ教育効果を高められます。
社内では外部サービス利用に審査プロセスがあり、既存の文書運用（保存場所・形式・レイアウト規定）との整合も重要な論点でした。そこで、規定で置き換えが難しい正式文書は従来の運用を維持しつつ、教育・理解促進を目的とした“学習コンテンツ”として動画を併用する段階導入をご提案しました。例えば、手順書の要点や注意点、頻出の操作手順などを短尺動画にし、手順書と並べて参照できる状態にすることで、教える側の時間を圧縮しつつ内容のばらつきを抑えられます。導入後は、優先度の高いテーマから作成計画を立て、運用が回る形に整える伴走支援で定着まで支える方針です。
