紙やファイル置き場中心の運用では、必要な手順に辿り着くまでの手間が増え、結果として現場で使われなくなりがちです。そこで、メディア博士上にマニュアルを集約し、スマホ・タブレット・PCなどデバイスを問わず閲覧できる環境を整えることをご提案しました。加えて、フォルダに入れただけでは目的の情報に到達しにくいため、業務や役割に合わせて「まとめページ」を作り、クリック数を減らす導線を設計します。曖昧なキーワードでも探しやすい検索体験を目指し、現場が“まず開く”状態を作るところから着手する方針です。
同じ業務でも、作成部門が違うことで似た内容のマニュアルが複数存在すると、探す負担が増えるだけでなく、内容の不整合も起こりやすくなります。そこで、業務の管理責任を持つ部門を中心にマニュアルを一元管理し、更新・公開のルールを明確化する運用をご提案しました。メディア博士では、公開前に承認が必要なワークフローを組むことができ、作成者が勝手に公開してしまう状態を防げます。公開後も同じ画面で再編集・更新ができ、必要に応じて印刷運用も併用可能なため、移行期の現場負担を抑えながら段階的に定着を図れます。
動画や資料が「見たければ見てください」になってしまうと、良いコンテンツがあっても活用されません。そこで、入社時期・担当領域・経験年数などに応じて、見るべき順番を自動的に提示できる教育設計を提案しました。メディア博士は個人単位でのログインと権限制御ができ、個々の進捗や閲覧履歴をマイページで管理できます。さらに、動画は容量を気にせず蓄積し、既存資料からの動画化や画面操作の説明動画なども作りやすい構成にできます。最後に、誰が何を見たかの分析データをもとに改善サイクルを回し、教育が“回る仕組み”として定着させる進め方をご案内しました。
