今回のご相談では、長年蓄積された手順書やマニュアルが増え続け、書き方や構成、ファイル形式も統一されていないことが大きな課題でした。そこで、メディア博士を単なるファイル保管場所ではなく、テキスト・画像・動画を組み合わせて情報を整理できる社内向け情報発信プラットフォームとして活用する方法をご提案しました。既存資料を取り込み、AIを活用して必要な情報を抽出し、あらかじめ設定した項目やテンプレートに沿って整理することで、資料ごとのばらつきを抑えられます。利用者はファイル形式を意識せず、統一された画面から必要な手順を確認できる環境を目指せます。
手順書は作成・整理するだけでなく、変更内容が対象者に正しく伝わったかを確認できる運用が重要です。メディア博士では、利用者ごとのアクセス状況やコンテンツの閲覧状況を確認できるため、「誰が情報を確認したか」を把握する仕組みづくりが可能です。確認用のアクションを設けることで、更新された手順書を確認した記録を残す運用にも対応できます。利用頻度の低い手順についても、必要なときに検索して確認できる状態に整え、資料が増えるほど探しにくくなる状況を防ぎます。
社内情報を扱うため、利用者ごとのアクセス権限設定やアクセス元の制限、パスワードを活用した管理など、情報の重要度に応じた運用もご提案しました。また、システムを導入して終わりではなく、実際の利用状況を確認しながらコンテンツの整理方法や周知方法を改善する伴走型支援も行えます。手順書はテキストと画像を中心に運用しつつ、動作や工程など文章だけでは伝わりにくい内容があれば、初心者でも扱いやすい動画編集機能で動画を作成し、そのまま同じプラットフォーム上で共有できます。
このような企業様におすすめです
