今回のご相談では、社内から寄せられる問い合わせに対して個別に回答しているものの、その内容を誰でも理解できるマニュアルとして整理し直す時間が確保できないことが課題でした。既存の情報共有環境には文書や動画が蓄積されていましたが、担当者によって資料の作り方や情報量が異なり、必要な情報を分かりやすく掲載する工程が負担になっていました。そこで、メディア博士の情報発信プラットフォームを活用し、問い合わせ内容や対応手順をテキスト・画像・動画で整理して、一元的に管理する方法をご提案しました。業務別のカテゴリやタグ、キーワード検索を組み合わせることで、利用者が目的の情報へアクセスしやすい環境を目指します。既存の文書を活用しながら、必要な部分だけ画像や動画で補足できる点も特徴です。
商談では、情報をまとめる担当者によって説明の詳しさや体裁が異なり、情報を受け取る従業員の理解度にも差が生まれやすいことが懸念されていました。そこで、手順ごとに見出し、説明文、画像を配置できるWebマニュアルの形式をご紹介しました。あらかじめ構成を統一することで、担当者が変わっても同じ形式で情報を追加・更新しやすくなります。また、既存資料の内容を解析してマニュアルページの形式に整理するAI機能にも強い関心が寄せられました。ただし、商談時点では開発中の機能であったため、利用可能な機能としてはご案内せず、正式な提供開始後に具体的な操作や活用方法を確認する進め方としました。なお、必要に応じて動画編集機能も利用でき、文章だけでは説明しにくい操作を動画で補足することも可能です。
今回のご相談では、マニュアルを作ることだけでなく、情報を探す従業員の使いやすさも重要な検討事項でした。操作に慣れていない人でも迷わず目的の情報を見つけられるよう、分かりやすい画面構成や検索導線を整えることをご提案しました。メディア博士では、利用目的に合わせた専用プラットフォームの構築や、閲覧履歴を活用した情報発信の改善が可能です。どの資料が利用されているかを確認し、アクセスが少ない情報の配置や内容を見直す運用も支援できます。一方、会話形式で質問を重ねて回答を絞り込む検索機能については、商談時点で標準搭載されていないこともご説明しました。既存環境からの移行やセキュリティ面の確認も含め、伴走型サポートを通じて無理のない情報共有体制の構築を目指します。
このような企業様におすすめです
