現状は文書ファイル中心でマニュアルを共有しているものの、目的の情報に辿り着きにくく、現場の利用が伸びない点が課題でした。まずは「何を、誰が、どの粒度で見るか」を整理し、カテゴリ構造と検索導線を設計します。メディア博士では、動画と文書を同じ導線で扱えるため、既存の文書マニュアルをそのまま格納しつつ、重要手順は動画化して視認性を上げる運用が可能です。現場が迷わず使えるトップ構成・カテゴリ分け・タグ付けのルールを定め、更新時も同じ型で追加できる状態を作ります。
既存の社内環境は維持しつつ、マニュアル部分のみをメディア博士へ集約し、社内ポータルなどからリンクして参照できる導線を想定します。ログインについては、運用負担を抑えるために「拠点・部署単位の共通アカウント」運用も選択肢になります（個人単位にすると発行・棚卸し・失効管理の負荷が増えやすいため）。また、役職や担当範囲に応じて閲覧できるエリアを分けられるため、全社共通の基礎マニュアルと、限定公開が必要な手順・資料を同一基盤で安全に管理できます。権限と閲覧範囲を設計することで、情報の出し分けを無理なく実現します。
動画は内製で作成している一方、制作や管理が属人化し、蓄積量が増えるほど運用が煩雑になる点が懸念でした。メディア博士はクラウド上で編集と共有を一体化でき、編集作業を分担しやすく、制作体制を広げられます。さらに、誰がどこまで見たかを把握できるため、「見られていない原因（導線・カテゴリ・動画尺・タイトル）」を特定し、改善を回す運用に繋げられます。最初から作り込みすぎず、更新しやすい型で短いコンテンツを継続的に出し、定着後に重要テーマを厚くする段階設計を前提に、コンテンツ企画・分類・改善サイクルまで伴走して推進します。
