まずは、現状の資料が「ファイル形式ごと」「部署ごと」に分散しやすい点を踏まえ、メディア博士のプラットフォーム上で情報の入口を一本化する方針をご提案しました。フォルダ階層やカテゴリ分けを業務の流れに合わせて設計し、タイトル・補足文・タグで検索性を高めることで、必要な手順に最短で到達できる状態を作ります。あわせて、閲覧・検索の動きが分かるため、「見られていない手順」「探されているのに見つからない手順」を把握し、改善につなげられます。
「マニュアルを作ること自体が面倒」という声に対しては、すべてを動画に置き換えるのではなく、文章で十分な箇所はそのまま、説明が難しい・更新が多い箇所だけを動画化するハイブリッド運用を提案しました。メディア博士の動画編集ツールはテンプレートから作成でき、字幕の自動生成後に修正・言い換えも可能です。さらにAI音声を使えば、説明者の声を残さずに統一したナレーションで仕上げられます。画面録画と録音を組み合わせれば、操作説明も短時間で作りやすくなります。
部署をまたいで共有するほど、情報の見せ分けや更新ルールが重要になります。そこで、フォルダ単位の閲覧制限や編集権限の設定、必要に応じたロック運用により、取り扱いに注意が必要な情報も安全に管理できる点をお伝えしました。更新面では、まず“見本となる型”を作ってテンプレート化し、担当者が変わっても同じ品質で作れる状態を目指します。運用開始後は、閲覧状況や検索傾向を基に、カテゴリの見直しや不足コンテンツの追加など、継続的に改善できる設計をご案内しました。
