動画マニュアルと紙マニュアルどちらを使えば良いの？それぞれのメリットをご紹介
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今すぐ無料ダウンロード情報を効率良く伝えやすい点から、研修や商品説明の資料として動画を採用する場面が多くなりました。
「紙マニュアルを使い続けている弊社も、資料を動画に変えるべきなのだろうか」
時代の変化に合わせて、マニュアル改善を検討する会社もあるのではないでしょうか。
時代に合わせて動画マニュアルを作ろうとしている場合は、少しお待ちください。
元々あった紙マニュアルを動画に作り替える場合、それぞれのメリットを把握した方が本当に必要なのかを判断しやすいです。こちらでは動画マニュアルと紙マニュアルのメリットをご紹介します。
動画マニュアルと紙マニュアルのメリットはそれぞれ異なる
時代の変化で増えてきている動画マニュアル。
動画は情報を効率良く伝えやすいメリットを持っていますが、紙マニュアル作成に比べて多くの時間が必要です。また、動画マニュアルはインターネット接続が可能な環境下でコンテンツを視聴できる端末を持っている必要があるため、誰でも見られるわけではありません。
対する紙マニュアルは、動画が見られない環境下でも読めます。動画マニュアルの短所は紙マニュアルの長所というように、メリットはそれぞれ異なります。ここからはそれぞれのメリットを見ていきましょう。
動画マニュアルのメリット
動画マニュアルの特徴は下記の通りです。
・映像と音声で構成されている
・制作の初期費用は紙マニュアルより高い
・制作期間は紙マニュアルよりも長い
・マニュアルを見るには動画を再生できる端末とインターネット環境が必要
これらの特徴を頭に入れた上で、動画マニュアルのメリットを見ていきましょう。
短時間で必要な情報を伝えられる
動画における一番のメリットは、複雑な内容でも動画と音声で効率良く情報を伝えられる点ではないでしょうか。
紙であれば文章や静止画でしか表現できませんが、動画なら動きのある映像で視聴者に情報を伝えられます。映像や音声、さらにテロップと組み合わせることで、視聴者に寄り添った動画マニュアルが作れます。
参考事例として旅館の業務マニュアル研修用の動画。
無駄な音を無くして、従業員が実務をしている様子を見せています。要点を下のテロップに表示しており、視聴者が理解しやすい編集もされています。
業務の質を均一化できる
動画マニュアルが使われる前は、紙マニュアルの文章や静止画、実際に指導者から教えてもらう形で業務を覚えていました。
実務形式で仕事を教えてもらい、新人の頃は指導者のお世話になった人が多いのではないでしょうか。
しかし、指導者から教わる方法は、教える人によって業務の質が変化する恐れがあります。
対する動画マニュアルは、一度撮影してしまえば同じ人が動画で教える形になります。
指導者の変更もありませんので、業務の質を均一化できます。指導者のレベルに左右されることが少なくなるでしょう。
参考事例として旅館で客室案内する時の業務マニュアル動画。
紙のマニュアルでは表現できない声のトーンや正しい動作を動画で知ることができます。動画マニュアルを基準とし、視聴者は会社が求めるクオリティで業務をしてくれるでしょう。
マニュアル未読者を減らせる
紙のマニュアルを従業員に渡したとして、渡した全員が読んでいるかどうかを把握するのは手間がかかります。
動画であれば従業員に専用アカウントを配布し、アカウント経由で研修動画を見てもらうことでどれだけの人が視聴しているかを把握できるでしょう。
従業員にいち早く研修資料を見て欲しい場合は、動画の視聴状況を把握できるシステムを作っておくと良いです。視聴状況が悪い従業員に注意もできますし、新入社員の教育を早く進められます。
コスト削減につながる
紙のマニュアルは実際に手で触れられる物であるため、社員の人数と予備分の保管場所が必要です。
対する動画マニュアルはデータであるため、保管場所はサーバーの置き場所だけで済みます。
動画マニュアルを採用していない職場で新しいスタッフを雇う場合は、新人育成のために指導者の人件費や研修費用が必要です。もしも動画マニュアルを作っていれば、動画作成の初期費用は必要ですが、新しいスタッフを雇うことになっても育成に使う追加費用はありません。
最終的には、紙よりも動画マニュアルの方が低コストで人材育成ができます。
紙マニュアルのメリット
紙マニュアルの特徴は下記の通りです。
・文章と静止画で構成されている
・制作費用は動画マニュアルより安い
・動画マニュアルよりも制作は簡単
・文字や絵が分かれば誰でも読める
動画に比べて簡単かつ安く作れる紙マニュアルですが、動画マニュアルにはないメリットもあります。次は紙マニュアルのメリットを見ていきましょう。
文字や絵が分かれば誰でも読める
紙マニュアルで1番のメリットは、動画を再生する端末が無い人でも見られる点です。
動画を見るには、主にスマートフォンやパソコン端末を使います。社会で働く人の中には、それらの端末を上手く使いこなせない人がいるかもしれません。
紙マニュアルであれば文字や絵が分かれば誰でも読めるため、年代を問わず誰でも利用できます。
また、インターネットの通信環境がない状況下でも読めますので、非常事態に備えたマニュアルとしても活用できるでしょう。
メモを書き込んで理解度を高められる
紙マニュアルは読者自身が見て感じた内容をメモに書き残せ、マーカーでチェックを入れられます。
重要に感じたポイントに線を引くことで、引いた部分が印象深く頭の中に残り、理解度を高められるでしょう。動画マニュアルは必要な内容をノートなどに書き起こせますが、重要に感じたポイントをマーカーでチェックはできません。
また、紙マニュアルであれば重要だと思ったページを付箋で貼り付け、確認したい内容をすぐに開けるよう工夫も可能です。動画マニュアルはチャプターごとの時間を書いておけば多少は対応できますが、紙マニュアルに比べると必要な情報を確認できるまで時間がかかります。
自分のペースで学習しやすい
紙マニュアルは基本的にどこでも読めるマニュアルであるため、自分のペースで学習しやすいメリットもあります。
文章を読むのが速い人であれば短時間で読み込んで理解までできますが、動画マニュアルであれば決められた時間は動画を見なければなりません。
動画マニュアルは倍速再生で見る人もいるかもしれませんが、一度見逃したり聞き逃したりすると動画を遡って見ることになり、さらに時間を使ってしまう場合もあります。紙マニュアルであれば読者の読解力や理解度によって、するすると学習を進められます。
特別な理由がない限りは動画マニュアルがおすすめ
今回は動画マニュアルと紙マニュアルのメリットを紹介しました。
短時間で伝えられる情報量の多さ、業務の質を均一化できる点やコスト削減につながる点から見ても、基本は動画マニュアルがおすすめです。しかし、動画マニュアルにも短所があるため、短所をどうしても補いたい場合は紙マニュアルも検討するぐらいで考えておくと良いでしょう。
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