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初めてでもできる社内報の作り方!作成の流れを細かくご紹介

初めてでもできる社内報の作り方!作成の流れを細かくご紹介

2023.12.19 2023.08.12

初めてでもできる社内報の作り方!作成の流れを細かくご紹介
社内報を作成することになったけど、作り方がわからないという方は必見!
本記事では、社内報の概要や、社内報を活用するメリットやそのポイント、社内報を作成する手順をわかりやすく解説しています。また、社内報の具体的な企画案や社内報を内製する時と外注する時のメリットやデメリットも解説しています。

社内報とは?


社内報は、企業や組織内で従業員に向けて発行される、定期的な情報提供のための出版物です。その主な目的は、従業員間のコミュニケーション促進や情報共有を図ることです。
社内報は通常、会社のビジョンや目標、業績、プロジェクトの進捗状況、新しい製品やサービスの紹介、社員の功績や表彰、イベントやトレーニングの告知など、さまざまな内容を取り上げます。

社内報は、従業員に対して企業の方向性や成果についての透明性を提供し、組織の一体感や情報共有を促進する役割を果たします。
また、社内報は従業員間のつながりを強める場でもあり、異なる部署やチームの活動や業績を共有することで、相互理解や協力関係の構築に寄与します。

社内報は通常、印刷物や電子メール、企業の内部ポータルサイトなどを通じて配布されます。近年では、ソーシャルメディアやビデオコンテンツを活用したオンライン形式の社内報も増えています。
組織における効果的なコミュニケーションや従業員エンゲージメントを促進することができるため、今や社内報は重要なツールとなっています。
従業員が組織のビジョンや目標を理解し、共有することで、生産性やモチベーションの向上に貢献します。社内報を活用すれば、様々な効果を期待できます。

社内報を活用するメリット

社内報を活用するとどのような効果を期待できるのでしょうか。この章では、社内法を活用するメリットを3つ紹介します。

社内情報を手軽に共有できる


社内報を活用するメリットは、社内情報を手軽に共有できることです。社内報がない場合、情報の伝達が遅延したり、情報の漏れや誤伝が生じる可能性があります。
また、全員に対して一貫性のある情報提供が難しくなってしまいます。しかし、社内報があることで、正確な情報を短時間で共有でき全社員に対して一貫性のある情報提供が可能になります。

例えば、新しいプロジェクトの進捗状況や重要なイベントのお知らせを社内報にまとめて掲載したとします。社内報は全社員に一斉に配信されるため、情報の伝達がスピーディーで遅延がありません。
さらに、社内報は文章や画像を用いて情報をわかりやすく伝えることができます。

また、編集や校正を行うことで情報の正確性が保たれ、漏れや誤伝を防ぎます。さらに、社内報は一つの媒体にまとめられるため、全社員に対して一貫性のある情報提供が可能です。
社内報によって、全ての従業員が同じ情報を手軽に共有することができます。

社内コミュニケーションを促進できる


社内報を活用するメリットは、社内コミュニケーションを促進できることです。社内報がなければ、情報の共有が困難になり、社員同士のコミュニケーションが希薄化する可能性があります。
通常、業務は部署ごとにわかれており、他部署の社員と情報を共有する機会は限られています。部署間の情報共有が不足すると、社員同士の連携やチームワークが弱まる可能性があります。社員同士の交流が減ると、愛社精神も低下する可能性があります。

しかし、社内報があれば、社内コミュニケーションを促進できるようになります。例えば、社内報で成功事例の共有やさまざまな部門の業務紹介が取り上げられると、他部署の社員と話すきっかけになります。
これにより、社員同士の交流が増え、チームワークが向上します。さらに、社内報があることで社員同士のコミュニケーションが活発になります。

社員が互いに情報を共有し、仕事で困った際にも相談しやすくなり、仕事の効率アップが期待できます。また、社内報で個人の業績や功績が紹介されることで、社員のモチベーションが高まり、愛社精神が高まります。
社内報を活用することで、社内コミュニケーションが円滑化し、社員同士の連携やチームワークが強化されることが期待できます。

社員のモチベーションアップに繋がる


社内報を活用することで、社員のモチベーションアップに繋がります。社内報がない場合、社員の成果が認知されないため、社員は自身の成果に対するモチベーションが低下してしまう可能性が生じます。
また、成功事例の共有が難しくなるため、優れた取り組みや成功事例が社内で広く共有されず、他の社員にとって学びの機会が減少してしまいます。
さらに、新入社員の結びつきが希薄化し新入社員が組織に溶け込む機会が限られるため、モチベーションが下がり、早期離職のリスクが高まる可能性が生じます。

しかし、社内報を活用することで、これらの課題を解決し、社員のモチベーションアップを促進できます。例えば、社内報に社員インタビューや優績者の発表が掲載されると、社員の成果が認知され、他の社員にも共感を呼び起こすことができます。
また、新入社員紹介の場を設けることで、新入社員が自身の存在を実感し、組織に対する帰属意識を高める助けとなります。さらに、成功事例を広く共有することで、社員のスキルの向上を促します。他の社員が成功事例を参考にし、自らの業務に活かすことで、組織全体のスキルアップにつながります。

社内報を通じて社員の成果や取り組みを称え、社員同士の結びつきを強化し、成功事例を広く共有することで、社員のモチベーションアップを促進する効果を期待できます。

社内報作成の流れ

社内報を活用するメリットをふまえ、実際に社内報を作る場合はどのようにすればよいのでしょうか。この章では、社内報作成の流れを詳しく解説していきます。

目的・コンセプト・ターゲットを決める


社内報を作成する時に、一番初めに行うのは、目的やコンセプト、ターゲットの選定です。社内報の目的やターゲットを明確にしていなければ、効果の高い社内報にはなりません。
例えば目的が、経営理念やビジョンを社内に伝えることと決まったとします。コンセプトとしては、「未来に向けた共通のビジョン」を掲げるとすれば、ターゲットは全社員が対象となります。特に、新入社員や異動した社員への情報提供を重視すれば、組織への理解を深める効果が期待できます。

ここまで決まったなら、社内報には経営陣からのビジョンメッセージや成功事例、社員インタビューを掲載すればよいでしょう。これにより、経営理念が具体的なエピソードとして共有され、社員同士の共感や結束が高まります。
さらに、新入社員紹介や異動社員の自己紹介を掲載することで、新たな仲間を歓迎し、組織文化への適応をサポートします。

発行の媒体を決める


社内報を作成する際に発行の媒体を決めることは重要です。それは、発行の媒体によって情報の伝達方法や特性が異なるため、目的に合った情報提供が難しくなるためです。
また、読者にとって使い勝手が悪かったり、見落とされやすかったりする媒体の場合、社内報の価値が低下し、興味を持たれない可能性があります。発行の媒体を選ぶことは重要なポイントとなります。

読者にとって使いやすい媒体を選択できれば、情報が効果的に伝わります。媒体は一つでなく、複数組み合わせることも有効で、情報の拡散力を高める効果が期待できます。
紙媒体はデザインの自由度が高く、web媒体はPV数や反応を測定できるなど、それぞれに特性があるので上手に活かすことが重要です。

スケジュールを決める


発行の媒体が決まったら次は、スケジュールを決めておきます。スケジュールを決めていないと、必要な情報が収集できず、企画や記事の執筆が遅れ、定められた発行日に間に合わなくなる可能性があります。
また、あわてて作成したり取材が不十分だったりするため、内容が充実せず社員の関心を引くことが難しくなります。

一方、スケジュールをきめることで、年間でいくつの社内報を作成するかを明確にし、発行日を決めることで、作業の進捗が把握しやすくなります。結果、スムーズに企画や記事作成の進行を進めることが出来るようになります。
また、売上の実績や新製品などの最新情報を載せる場合、発行日から逆算して情報が必要になるタイミングを把握することで、必要な情報の収集が容易になり、取材や情報収集をタイムリーに行うことができます。

具体例として、社内報の発行日を毎月末に設定した場合を考えます。売上の実績を掲載するためには、毎月末までに売上データを収集して編集作業を行います。
また、社員インタビューを盛り込む際には、毎月中旬に取材を行い、記事の執筆を進めます。

構成・レイアウトを決める


スケジュールが決まったら次は、構成・レイアウトを決めます。構成・レイアウトを先に決めていないと、どの企画をどのように掲載するかが不明瞭なため、記事の整理や内容の統一が難しくなります。
また、レイアウトを決めないとデザインが一貫性を欠き、読みやすさや統一感が損なわれる可能性があります。

一方、構成・レイアウトを先に決めておけば、計画的な執筆が可能になります。ライティングとデザインのアウトラインがあれば、各企画の文字数や掲載予定の順番が明確になるからです。
また、構成やレイアウトが決まっていると、社内報全体のデザインが統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

おおまかにデザインを考える


大体の構成・アウトラインが決まったら、おおまかなデザインを考えます。おおまかにデザインを考えておくことで、社内報の視覚的な印象や読みやすさを向上させ、情報の効果的な伝達に寄与することができます。
大まかにデザインを考えていないと、デザインの統一性が欠けてしまうおそれがあります。アウトラインを決定しているにもかかわらず、デザインを考慮せずに執筆を進めると、文章の配置や写真の選定が不適切になり、デザインの統一性が損なわれる可能性があります。

また、デザインを考慮せずに執筆すると、文章やイメージの配置が散漫になり、読みやすさや視覚的なインパクトが低下して、読者の興味を引きにくくなります。
一方、構成・レイアウトを決めた後で大まかにデザインを考えておくと、デザインの統一性が高まります。アウトラインを元に実際の用紙サイズを準備し、デザイン案を作成することで統一性が高まると、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

企画を詰める


デザインが決まったら、企画を十分詰めておくことが大切です。企画を詰めておくと、社内報の方向性が明確になり、充実した内容で社内コミュニケーションを促進することができます。
企画を詰めていないと、具体的な目的や発信したい内容が定まっていないため、社内報の方向性がぼやけてしまいます。また、企画を詰めずに進めると、記事やコンテンツの選定が不十分になり、充実した内容の社内報を作成することが難しくなります。

企画を十分に詰めておけば、社内報の目的に合ったコンテンツを選定し、読者の興味を引くことができます。また、社内報で用いられる代表的な企画や、季節のイベント、社内アンケートなどを計画的に組み込むことで、充実した内容の社内報を作成できます。
こちらも参考にしてみてください:【社内報のネタ82選】社員の心をつかむ社内報ネタをカテゴリー別に紹介!

執筆を依頼する


社内報を作成する際のステップの一つとして、執筆を依頼することがあります。社内報の企画で、社員などにインタビューや取材をするときは、事前に依頼をしておきましょう。
社内報では、企画によってさまざまなテーマや内容が含まれるため、執筆者はそれぞれの専門知識を持つ者や情報収集力のある者が適しています。
それぞれの専門家が執筆する際、執筆者によって文章の体裁やスタイルが異なると、社内報全体の統一感が損なわれ、読み手の理解を難しくします。それを防ぐため、事前に体裁やスタイルは統一させて依頼しましょう。

入力作業をする


執筆を依頼した後は、入力作業を行います。取材やインタビューを通じて、社内報に掲載するための必要な情報や素材をたくさん収集しています。
この情報収集は、読者に価値あるコンテンツを提供するために欠かせないステップなので、無駄にしないように使います。入力作業を通じて、執筆する際の素材を整理し、記事の構成を考えます。これにより、効果的なライティングが行えるようになります。

社員や経営陣のインタビューを行った場合、取材で得た情報を書き出し、内容ごとに仕分けします。また、余裕があれば、インタビュー全体を書き起こすことで、後で参照しやすくなります。入力作業を通じて、不要な情報や重複した内容を取り除き、記事にまとめる段階で効率的に整理します。
入力作業を経て、取材やインタビューの内容を把握したら、記事の大まかなあらすじや構成を決定します。起承転結を意識しながらライティングすることで、読み手にわかりやすく内容を伝えることができます。

これらの入力作業を丁寧に行うことで、社内報の記事がより情報豊富でわかりやすい形で執筆されることが期待されます。しっかりとした入力作業を行い、スムーズなライティングに繋げることが重要です。

校閲し修正を行う


入力作業の後には、校閲し修正を行います。入力作業直後は、情報の漏れや誤りが生じる可能性があります。校閲し修正を行うことで、内容が正確かつ信頼性のあるものに仕上げることができます。
校閲し修正を行うことで、文章の不自然さや読みづらさを改善し、より読みやすく理解しやすい社内報を完成させることができます。

校閲や修正の方法は、以下のような手順が考えられます。ライティングが完了したら、チームや上司、同僚など、複数の目で社内報を確認してもらいます。情報の正確性や文章の不自然さ、誤字脱字などをチェックし、修正が必要な部分を特定します。
社内報にインタビューを含む場合、対象者にもチェックしてもらい間違った情報がないかどうかを確認します。校閲で指摘された部分を修正し、再度確認を行います。何度も繰り返し、クオリティの向上に努めます。最終的な校閲を行い、全体の文章の統一性や誤りがないことを確認します。

これらの校閲や修正の手順を丁寧に行うことで、信頼性の高い社内報を完成させ、読者にとって有益な情報を提供することができます。

社内報の企画

社内報を書く流れはわかりましたが、どのようなテーマで書けばよいのか悩む方もいらっしゃるのではないでしょうか。この章では、社内報の代表的な企画を、盛り込むべき内容も含めて紹介します。

会社の方針・目標発表


社内報の企画案の1つ目は、会社の方針・目標の発表です。この企画の目的は、1年間の成果や今後の方針・目標を従業員に伝え、全体の動きを自分ごととして捉えてもらうことです。
各従業員が自身の業務への意識を高め、仕事の意味を理解し、モチベーション向上を促進することを狙っています。

この企画の掲載に際してのコツはいくつかあります。
まず、単なる決算書の掲載に留まらず、解説を交えて情報をわかりやすく提示することが大切です。社内報独自の視点から方針に深く迫り、他では得られない深堀り情報を提供します。また、難解なイメージを解きほぐすデザイン処理も重要です。

原稿の主な要素としては、今期方針の概要、社内発表会の様子、数字の読み方解説などです。
これらの要素をバランスよく組み合わせ、社内報を通じて従業員に会社の方針・目標を分かりやすく伝え、共感を促進することが期待されます。

オフィス紹介


2つ目は、オフィス紹介です。この企画の目的は、普段なかなか知ることのできない部署や職場を取り上げて社員の思いを紹介することで、コミュニケーションを活性化させることです。
同時に、掲載された職場に携わる社員たちに親しみを持ってもらう狙いもあります。

オフィス紹介の掲載に際してのコツは、社員のイキイキした表情の写真や職場の雰囲気を伝えるエピソードを掲載することです。
主な要素として、写真では現場社員の集合や職場風景、地方拠点ならば地方の名物など、雰囲気を伝えるものを重視します。原稿では現在と今後の活動内容、戦略・方針、一人ひとりの意気込みや責任者の抱負、ニーズな取り組みなどを取り上げます。

社員紹介


3つ目は、社員インタビューです。この企画の目的は、社員一人ひとりのスキルや価値観、人となりに焦点を当てることで、他の社員への啓発や学びを促し、職場全体の連帯感を高めることです。
企画の内容は、社員の仕事にかける想いを伝えるだけでなく、技術の伝承、表彰された社員の紹介、全部署に共通する仕事術の伝授など多岐にわたります。

社員インタビュー記事には、一番エピソードを掘り下げる文章や話の内容とマッチした表情写真を掲載します。記事の写真では、働く姿のアップや仕事アイテムを取り上げます。
原稿では、経歴と現在の仕事、仕事に賭ける想いやテクニック、全社員に向けたメッセージなどを盛り込みます。この社内報を読んだ人は、取り上げた社員の人となりがわかり、一気に距離が縮まったように感じるでしょう。これにより、社員同士の理解を深め、共感を生む素材となることが期待されます。

成功プロジェクト紹介


4つ目は、成功プロジェクト紹介です。この企画の目的は、自社の大きな成功プロジェクトを取り上げ、そのプロジェクトに携わったメンバーや部門の頑張りやチャレンジを共有することです。
同じ社内でも共有されていない事例や成功の背景にある考え方や姿勢、知識の提供に焦点を当て、日常では見えにくい取り組みを紹介します。他のメンバーの努力や成功体験から、自身の仕事の仕方を見つめ直すきっかけになります

主な要素として、写真で関わったメンバーやプロジェクトの概要が伝わる現場写真を取り上げます。特に、臨場感を感じる写真を選びましょう。
原稿ではプロジェクトの概要図、メンバーのコメントなどを盛り込みます。内容を深める他部門や上長からのコメントコラムも盛り込むとさらに、成功プロジェクトの舞台裏や関係者の想いが伝わり、読者にとって興味深いコンテンツとなります。

社内報を作成するポイント


社内報を作成する手順はわかりましたが、実際に社内報を作成する時に気を付けるのはどのようなことでしょうか。この章では、社内報を作成するポイントをわかりやすく解説していきます。

書体や色味を工夫する

社内報を作成する際の重要なポイントは、書体や色味を工夫することです。書体や色味を工夫することで、視覚的な魅力を引き立てコンテンツを強調することができます。
社内報は情報を分かりやすく伝えるだけでなく、視覚的な魅力も持つ必要があります。見た目に美しく整ったデザインは、読者の目を引き、興味をもたせます。
適切な書体や色味を使用することで、特定のコンテンツを強調したり、重要な情報を目立たせることができます。読者が重要なポイントを見逃さずに理解できるようになります。

例えば、企画タイトルの書体を大きく、装飾的なフォントにすることで、興味を持たせる効果があります。「最新プロジェクト発表」よりも「驚きの最新プロジェクトがついに解禁!」の方が目を引きます。
コンテンツごとに色を使い分ければ、読みやすさと理解しやすさが向上します。業績報告の数字部分を目立たせるために、グラフや表の数字を鮮やかな色で強調するなどが効果的です。

もし、書体や色味が工夫されていないとどのような影響が考えられるでしょうか。単調な書体や色味だと、社内報全体が退屈に見えてしまい、読者の興味を引くことが難しくなります。
また、重要な情報が目立たないと、読者が見逃してしまう可能性があります。結果として、伝えたいメッセージが届かないことがあります。

目的やテーマに沿った内容にする


社内報を作成する際の重要なポイントは、目的やテーマに沿った内容にすることです。社内報の目的やテーマを明確にすることで、発行回数を重ねても一貫性を保つことができます。
一貫性のある内容は読者に安定感を与え、社内報を信頼性のある情報源として定着させます。目的やテーマに沿った内容は、読者の興味を引きやすくなります。
例えば、新製品の紹介や成功事例の共有など、読者が関心を持つテーマを取り上げることで、読者の関心を高めることができます。

例えば、目的が社内コミュニケーションの促進であれば、社員インタビューや部門紹介などのコンテンツを取り入れることで、社員同士の交流を促進します。
目的が経営理念の共有であれば、経営陣のメッセージやビジョンの紹介、企業の方針に関する記事を組み込むことで、社員に企業の方向性を理解してもらえます。
もし、目的やテーマに沿わない場合、社内報のコンテンツがバラバラになり、読者に混乱を与える可能性があります。読者が興味を持たない内容や目的が見えない社内報は、読者の関心を喪失させてしまい、社内報の価値が低下します。

写真やイラストを挿入してわかりやすく

社内報には、写真やイラストを適切に挿入してわかりやすくする工夫が必要です。文章だけでは伝えにくい情報や内容も、写真やイラストを用いることで視覚的に理解しやすくなります。
例えば、製品の仕組みや作業手順、イベントの様子などを写真やイラストで伝えることで、読者により具体的に伝わります。写真やイラストを挿入すると、情報を幅広く伝えることが可能になります。
読者は自分の興味や関心に合わせて、写真やイラストを見ることでより深く理解することができます。

例えば、社内報で新製品の紹介を行う際に活用すれば、製品の外観や特徴を写真で紹介することで、社員が製品をイメージしやすくなります。
プロジェクトの進捗状況の報告にイラストを使用すれば、グラフィカルに表現でき、数字だけでは理解しづらいデータも一目で把握できます。

写真やイラストがあることで、情報をより具体的に理解しやすくなり、読者の興味を引くことができます。視覚的な情報は、記憶に残りやすく、社内報のメッセージがより長く印象に残る効果があります。
社内報の作成において、写真やイラストの適切な挿入は、魅力的なコンテンツとして読者に訴求できる重要な要素です。

社内報は内製?外注?


社内報を作成する手順はわかったけども、内製するべきか外注するべきか悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。この章では、社内報を内製した時と外注した時のメリットやデメリットをわかりやすく解説していきます。

内製のメリット・デメリット

内製のメリットとデメリットは以下の通りです。

【内製のメリット】

・費用削減できる:外部のプロフェッショナルに依頼する場合より、社内で作成することで人件費や制作費を節約できます。
例:デザイン会社に外注するより、社内のデザイナーがデザインを担当することでコスト削減が可能。

・一見わかりにくい外部コストを抑えられる:外部委託では隠れたコストや追加費用が発生することがありますが、内製ならそのリスクを抑えられます。
例:外部ライターに記事執筆を依頼した場合、文章の校正や修正で追加料金が発生する可能性があるが、社内で行えばそのようなコストを避けられる。

・専門スキルのノウハウが社内に増える:社内のメンバーが様々なスキルを習得し、自社のニーズに合わせたコンテンツをより効果的に作成できるようになります。
例:社内のライターがコンテンツ作成のノウハウを習得し、継続的な社内報作成に活かすことができる。


【内製のデメリット】

・社内のリソース(人材、時間、資源など)が必要になる:社内報作成にはスキルや時間、労力が必要で、他の業務に影響を及ぼす可能性があります。
例:社内のデザイナーやライターが社内報制作に専念するため、他のプロジェクトが遅延する可能性がある。

・社内報の質(クオリティ)が保証されない:社内のスタッフに専門的なスキルが不足している場合、クオリティが担保されないリスクがあります。
例:デザイナーがデザインの専門知識に乏しいため、デザインの完成度や美しさが期待以下となる場合がある。

外注のメリット・デメリット

外注のメリットとデメリットは以下の通りです。

【外注するメリット】

・社内報の質(クオリティ)を担保できる:プロのデザイナーやライターが手掛けるため、専門的なスキルや経験を活かして高品質な社内報を制作できます。
例:外部デザイン会社に依頼し、美しいデザインや視覚的に魅力的な社内報が完成。

・外注先からアドバイスを受けることができる:専門家の視点やアドバイスを取り入れることで、より効果的なコンテンツを作成できます。
例:外部ライターが類似のプロジェクトを経験している場合、効果的な企画や伝えたいメッセージを提案してくれる。

・社員の負担軽減:社内のスタッフが社内報制作に時間を割く必要がなくなり、本業に専念できます。
例:社内のデザイナーが他の重要なデザイン業務に集中できるように、外部のデザイン会社に制作を委託。


【外注するデメリット】

・費用がかかる:外部委託には一定の費用がかかるため、社内制作に比べてコストが高くなる場合があります。
例:デザイン会社に依頼する際に、デザイン制作料やコンサルティング費用が発生。

・イメージ通りにならなかったり修正に時間がかかる:社内のニーズやイメージを外部に伝えることが難しい場合、思い描いたものとは異なる結果になることがあります。
例:外部デザイナーが理解しきれなかったため、何度か修正が必要になる。


内製と外注にはメリットとデメリットがあります。よく理解した上で、社内のリソースやスキル、予算を考慮して最適な選択をすることが大切です。
時には内製と外注を組み合わせることも手段になります。目的やニーズに合わせて柔軟に判断することが重要です。

まとめ

本記事では、社内報の概要や、社内報を活用するメリットやそのポイント、社内報を作成する手順をわかりやすく解説しました。また、社内報を内製する時と外注する時のメリットやデメリットも解説しました。
社内報を内製する時に作り方がわからないという方はぜひ、本記事の手順に従って作成してみてください。また、外注するか内製するかを迷っている方もこの記事をぜひ参考にしてみてください。

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