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わかりやすい業務の手順書の作り方!作成の流れからポイントまで詳しく解説!

わかりやすい業務の手順書の作り方!作成の流れからポイントまで詳しく解説!

作業の内容を正しく把握する上で欠かせないマニュアルの一つ、手順書。
手順書を用意せず、先輩が後輩に口頭で伝えたり、目の前で実践しながら伝えているとい企業も少なくないかと思いますが、その方法だと内容を統一することができませんし、抜け漏れが発生してしまう可能性があります。
また、手順書を用意してはいるものの、クオリティが低く、ブラッシュアップの必要性を感じている企業も多いのではないでしょうか?

今回は、手順書の具体的な作り方について紹介していきます。
手順書の概要やマニュアルとの違い、必要性などに触れながら解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。

手順書とは?マニュアルとの違い

手順書を作成する上でまず正しく把握しておきたいのが、手順書の概要とマニュアルとの違いについてです。
概要やマニュアルとの違いを知らずに手順書の作成を進めてしまうと、求めていたクオリティとは程遠い手順書になってしまう可能性があるので注意しなければいけません。
手順書の概要と、手順書とマニュアルの違いについて解説していきます。

手順書とは

手順書は、企業が業務に用いるマニュアルの一種です。
業務の細かな手順が記載されており、手順書を参考にしながら作業することで、誰でも一定の質を保ちながら業務をこなせるようになります。

手順書とマニュアルの違い

手順書と混同されてしまいがちなものにマニュアルがあります。
手順書とマニュアルに対しては明確な定義があるわけではないので一概に「手順書は〇〇」「マニュアルは〇〇」と言い切ることはできませんが、手順書はマニュアルの一種として捉えられるケースがほとんどです。

例えば、マニュアルが業務全体を把握するものであるのに対し、手順書では、一つ一つの業務のおこない方や進め方を詳細に説明していきます。
マニュアルで業務に関する基礎知識や全体の流れを把握してもらい、実際に手を動かして作業する際は、手順書に記載されているフローに沿って作業してもらうというイメージです。
手順書とマニュアルは立ち位置や求められる役割が異なるため、一つに統一するのではなく、基本的にどちらも作成して用意しておくべきだと考えられています。

手順書はなぜ必要なのか

マニュアルの一種で、作業の内容を正しく把握する上で欠かせない手順書。
全体をカバーするマニュアルでは、一つ一つの作業の細かな手順まで詳しく解説してしまうととんでもないボリュームになってしまうため別途手順書の作成が必要になるわけですが、そもそもなぜ手順書を作成する必要があるのでしょうか?

手順書を用意する主な理由としては、

・作業を効率化できる
・作業の質を一定に保つことができる
・方法やノウハウが共有されていない状況を改善できる
・作業を教える時間を短縮できる
・いつでも見返すことができる

の、5点があげられます。

手順書を作成するべき5つの理由について解説していきます。

作業を効率化できる

手順書を用意するべき理由の1つ目が、作業の効率化です。
業務におけるそれぞれの作業の手順を記した手順書があれば、やるべきことがわからずに手が止まってしまうようなことが発生することはありません。

手順書を用意することで、配属されたばかりの人や作業に慣れていない人でも効率的に作業できるようになります。
また、実際に手順書を作成する場合はその作業に慣れている人が作成しますが、その際、自分が持っているノウハウを共有することにもなるので、それによっても作業の効率化が期待できるようになります。

作業の質を一定に保つことができる

手順書を用意するべき理由の2つ目が、作業の質を一定に保つためです。
手順書を用意できていない企業では、作業内容を把握している先輩社員や前任者が、後輩社員や後任者に対して教育しながら作業内容を引き継いでいくのが一般的です。

ただ、教育する際のマニュアルにもなる手順書を用意できていない場合、教育担当の社員の力量や教育のレベルによって後輩社員や後任者の作業の質が決まってしまうというデメリットがあります。
先輩社員や前任者の教育スキルが高ければ作業の質を高いレベルで保ったまま引き継ぐことができますが、教育担当者のレベルが低いと、後輩社員や後任者のレベルも低くなるので、作業の質を担保することができません。

一方、手順書があれば、教育担当者のレベルや教えるうまさによって作業の質が変化してしまうようなことがなくなります。
一定の質を保ったまま引き継いでいくためにも、手順書が必要不可欠だと言えるわけです。

方法やノウハウが共有されていない状況を改善できる

手順書を用意するべき理由の3つ目が、方法やノウハウが共有されていない状況を改善するためです。
手順書には、作業担当者が把握している具体的な作業の方法や、普段作業をおこなう中で得たノウハウを共有する場という側面もあります。

その大切な共有の場である手順書を用意することができず、他の従業員にも共有できていない場合、担当者が病気や怪我で休んでしまったり、退職してしまうと、作業をおこなえる人がいないという最悪の状況になってしまう可能性があります。
こういった担当者のみが特定の情報を把握し、他の従業員と共有できていない状況を「属人化」と言ったりもしますが、手順書を用意しておくことで、属人化を避け、万が一の事態にもしっかり対応できるようになります。

作業を教える時間を短縮できる

手順書を用意する理由の4つ目が、教育にかかる時間を短縮するためです。
手順書は後輩社員や後任者を教育する際のマニュアルにもなると紹介してきました。
そのマニュアルである手順書が用意されていない場合は教育担当者が自分なりの進め方で教育していくことになりますが、そうなると、どうしても内容が前後したり伝え漏れが発生したりして作業を教えるのに時間がかかってしまいます。

一方、手順書を用意しておけば、後は手順書の内容に沿って教育していくだけなので、内容が前後することもありませんし、抜け漏れが発生するようなこともありません。
また、どうしても教育担当者が手を離せないときは手順書を読み込んでもらうだけである程度学んでもらえるようになりますし、事前に読み込んでもらって自習してもらうことで、より内容がスムーズに入ってきやすくもなります。

いつでも見返すことができる

手順書を用意する理由の5つ目が、必要なときにいつでも見返せるようにするためです。
手順書が用意されていない状態だと、後輩社員や後任者は、作業内容などの教えてもらったことを復習することができません。

メモを取っていた場合はメモを見返して復習できますが、メモの内容が誤っていたり大事な情報が抜けてしまっていたりすることも多々あります。
何より、作業の内容を逐一メモしてもらうのは非効率的です。

手順書を用意することができれば、必要なときに必要な内容をいつでも見返すことができるので、教えた内容をすべてメモしてもらう必要はありませんし、内容に誤りや抜け漏れのない正しいマニュアルが用意されているということになるので、いざというときも安心です。

手順書作成の流れ

作業の効率化や作業時間の短縮を図る上で欠かせない手順書を実際に作成する際の大まかな流れは以下のとおりです。

1.何について書くか決める
2.作業内容を洗い出して構成を考える
3.手順を記述する
4.確認・誤字脱字のチェック


それぞれの作業工程について詳しく解説していきます。

何について書くか決める

手順書を作成する際は、まず何について書くかを明確にする必要があります。
何について書くか決まっていなかったりアバウト過ぎたりすると、何を伝えたいのかわからない手順書になってしまいかねないので、普段おこなっている作業のうち、どの作業の手順について解説するのかを決めるところから始めるようにしてください。

作業内容を洗い出し構成を考える

何について書くかが決まったら、手順書を作成する上での具体的な作業内容をすべて洗い出していきます。
決まった進め方はありませんが、手順書に記載する作業を一度自分で実践しながらまとめるのがおすすめです。
その際は、作業の具体的な手順はもちろん、

・作業をおこなう上でのポイントや注意点
・それぞれの作業にかかるおおよその時間
・作業をおこなう上で必要になるものや用意しておくべきもの

なども意識しながらまとめるようにしてください。

これらを含めながら内容を構成することで、伝えたいことがより明確に伝わりやすくなりますし、初心者にも理解してもらいやすくなります。
また、エラーが発生したときの対応など、何かしらの判断が発生する可能性がある工程については、どう判断するべきかについても記載しておくとより親切な手順書になるので、その点も意識しながら内容を作業内容を洗い出し、構成をまとめるようにしましょう。

手順を記述する

作業内容を洗い出し、構成を作り終えたら、後はその内容に従って作業の手順をまとめていくだけです。
ただ、内容が複雑なものになりがちな手順書では、どれだけ丁寧にわかりやすく解説できるかが重要になってくるので、実際にその手順書を見て作業する初心者のことをイメージしながら手順を記述していくようにしてください。

手順を記述する際は、ただテキストを羅列するだけでなく、具体的な例を取り入れながら解説したり、図や画像を用いながら解説することを意識すると、より理解してもらいやすい手順書に仕上がります。

確認・誤字脱字チェック

手順書が完成したら、必ず内容の確認をおこなうようにしてください。
複雑な作業であればあるほど抜け漏れが発生しやすくなりますし、誤字脱字なども発生しやすくなります。
内容の抜け漏れや誤字脱字は手順書を閲覧する人の理解度に直結するので、発生させてしまわないよう注意してください。
実際に作成した手順書を参考にしながら作業すると、抜け漏れや足りない部分が明確になるのでおすすめです。

手順書を作成する際のポイント

実際に手順書を作成する上で押さえておきたいのが、より良い手順書を作るためのポイントについてです。
手順書のクオリティを高めるために知っておきたいポイントはいくつかありますが、ポイントを意識するのとしないのとでは手順書のクオリティに大きな違いが生まれるので注意しなくてはいけません。

手順書を作成する際に意識するべき主なポイントとしては、

・誰向けの手順書なのかを考える
・当たり前だと思うことも説明を省かない
・図や画像を挿入してわかりやすくまとめる
・略称や難しい言葉を使わない
・ブラッシュアップする

の、5点があげられます。

それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

誰向けの手順書なのかを考える

手順書を作成する際は、誰向けの手順書なのかを意識しながら内容や構成を考えることが重要になります。
誰に向けた手順書なのかが明確になっていないと、内容や伝え方に統一感が出ず、理解しづらいものになってしまいかねません。

手順書は、その作業をおこなったことがない初心者を想定して作成するのが一般的です。
例外もありますが、初心者を想定して作るようにしておけば、誰が見ても理解できるレベルの手順書を用意できるようになるので、初心者を想定しながら内容や構成、説明の仕方や伝え方を考えるようにしてください。

当たり前だと思うことも説明を省かない

手順書の作成はその作業の担当者がおこなうのが一般的ですが、そこで注意しなくてはならないのが「説明の省略」です。
作業の担当者は、その作業を日常的におこない、内容を把握している分、簡単な説明を省略したり自分にとって当たり前の内容を省いてしまう傾向があります。

ただ、手順書は後任者などその作業をおこなったことがない人に向けて用意するものです。
担当者が病気や怪我で休んだとしても問題なく作業できる状態を用意することが手順書の大きな役割になるので、当たり前だと思える内容であっても省かずに記載してあげるようにしなくてはいけません。
説明がくどいと感じてしまったり、「こんなこと説明してもらわなくても知ってるよ」と感じるくらいがちょうどよかったりもするので、なるべく省略せずに作成するようにしましょう。

図や画像を挿入してわかりやすくまとめる

日々の業務のやり方や手順について解説する手順書は、内容や説明が難しくなってしまいがちです。
専門的な業種や職種であればあるほど、その傾向は強くなります。
ただ、作業の内容的に説明が難しくなってしまうのが仕方のないことだとしても、手順書を見る人に伝わらなかったり、手順書を見る人が理解できなければ意味がありません。
そのため、手順書を作成する際は、すべてテキストで説明しようとするのではなく、図や画像、イラストなどを交えながらわかりやすくまとめることが重要になります。

例えば、機械の取り扱い方を解説するのであれば実際にその機械を取り扱っているときの手元を撮影するなどして、その画像を添えながら解説する方が親切ですし、わかりやすくもなります。
また、動画形式の手順書を取り入れる企業も増えてきていますが、動画形式の手順書は映像を使って解説できるので、わかりやすい手順書を用意したいときにうってつけです。

略称や難しい言葉を使わない

手順書を作成する際は、基本的にその作業をおこなったことがない初心者向けに作成するべきです。
そのため、担当者にしか伝わらない略称を用いて解説するべきではありませんし、初心者が理解しづらい難しい言葉を用いるべきではありません。

略称をなるべく使わないようにするのはもちろん、正式名称が長くなってしまう場合などやむを得ないケースでは、一度正式名称をしっかりと記述した上で略称を用いるようにしてください。
また、専門用語などの難しい言葉を用いる場合は、注釈や解説を入れるなどして、初心者でも理解しやすいかどうかを意識しながら作成するようにしましょう。

ブラッシュアップする

手順書などのマニュアルを作成する場合、多くの企業が完璧なものを作ろうとする傾向があります。
クオリティを求めるのは決して悪いことではありませんが、いきなり完璧な手順書を用意するのは不可能です。
これまで手順書などのマニュアルを作成し、用意したことがない企業であればなおさらです。

ただ、業務で使用するマニュアルの一種という特性上、完璧じゃないものをそのまま使用し続けるのは避けるべきなので、手順書を作成する際は常にブラッシュアップし続け、少しずつ完璧なものに近づけていくという意識が必要になります。
実際に後輩社員や後任者を教育する際に使用してみて、足りないと感じるところや改善できると感じるところがあれば、その都度ブラッシュアップしていくようにしましょう。

また、自分の意見だけを反映させるのではなく、さまざまな意見を取り入れながら改善していく意識も重要です。
実際にその手順書を使った後輩社員や後任者の意見も柔軟に取り入れながら、少しずつ完璧な手順書に近づけていくようにしましょう。

まとめ

企業が日々の業務を円滑に進めていく上で欠かせないマニュアルの一つである、手順書の作り方について紹介してきました。
社内に手順書などのマニュアルを用意できていない企業はもちろん、全体のマニュアルにすべて統一してしまっている企業も、マニュアルはマニュアルとして用意し、それぞれの作業の手順がわかる手順書は別途で用意するべきです。

手順書を用意することで得られるメリットは企業にとって非常に大きなメリットになるので、今回紹介したポイントを意識しながら、紹介した手順に沿って作成してみてください。

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