動画活用は業務効率化につながる？導入するメリットと事例をご紹介

動画活用で様々な業務を効率化できる

関わっている業務が多すぎて1日の仕事が終わらない。
日々の業務の効率を良くしたいと考えた経験はありませんか。例えば営業で得意先の会社に出向いたり、会議で関連企業に出張したりなど、仕事によって手間のかかる業務があります。

手間を減らす手段として活用できるのが動画です。
動画であれば文字や画像のみの文書よりも伝えやすく、インターネットを使えば遠い場所からでも見られます。社外では営業や会社説明会、社内ではWEB会議や研修資料としても使えるので上手く活用できると便利です。こちらでは業務効率化につながる動画活用のメリットと事例をご紹介いたします。

外部向けの動画活用

商品やサービス説明動画で営業の手間を省く

他社に商品やサービスを紹介する際、人に説明する手間を感じた経験はありませんか。
商品やサービスを説明する動画をインターネットにアップロードしておくと、会社の公式ホームページからでも見られます。他社に出向いた場合は、手持ちのタブレットやパソコンから動画を見せられるため、一から説明するよりも営業の手間は省けます。
参考事例として富士通株式会社がアップロードした富士通ゼネラルが作業を効率化している旨を伝える動画。
公式ホームページにある社内実践事例を動画にまとめた映像コンテンツです。導入前の課題から作業手順を明かし、導入後の結果を作業者の声と共に伝えており、説得力のある動画に仕上がっています。公式ホームページにある社内実践事例の信憑性を高める動画といえるでしょう。
https://www.fujitsu.com/jp/solutions/industry/manufacturing/monozukuri-total-support/colmina/service-storepicking/

テレビ広告で多くの人に広める

動画での業務効率化は、前述した営業以外にもテレビ広告として使えます。例えば知名度が低い会社が公式ホームページに商品やサービスを紹介する動画をアップロードしたとしましょう。知名度が低い影響で会社の公式ホームページの訪問者は少なく、多くの人に商品やサービスの素晴らしさは伝えられません。

事前に商品やサービスを紹介する動画をテレビ広告として流しておくと、提供会社を知らない人の目に映る可能性があります。多くの人の目に触れて欲しい商品やサービスがある場合は、テレビ広告として流すのも良いでしょう。
参考事例として富士フイルム株式会社がアップロードしたテレビCM動画。
富士フイルムが提供する『薬の自動照合技術』を30秒で説明する動画です。前述した商品やサービス説明動画と同じように、最初は薬剤師の手間を課題として挙げます。『薬の自動照合技術』の機能を紹介しつつ、薬剤師の業務効率化を提案する構成になっています。

オンライン会社説明会で移動の手間を減らす

これまでの会社説明会は実施するまでの準備に時間がかかりました。
会社説明会の日程から場所を決め、インターネットを使って参加者を集めるなど様々な仕事があります。当日は早い時間に現地入りし、会場設営やイベント実施など会社説明会には多くの手間が発生しています。会社説明会に動画を活用すると、担当者にかかる手間は動画撮影と編集のみです。担当者だけでなく参加者も会場へ足を運ばずに済むため、準備や移動の手間は省けるでしょう。
参考事例として株式会社Wizのオンライン会社説明会の動画。
会社の人事担当に応募を考えている人に向けた動画で、大まかに仕事内容を伝える構成です。1日のスケジュールや昼休憩、仕事後の過ごし方を具体的に伝えており、入社後のミスマッチを減らそうとする意図が感じられます。

社内を動画に収めて見学の手間を省く

求職者が事前に会社の雰囲気を知るために行うイベントの社内見学。
社内見学が予定に組み込まれると、社員1人を一時的に業務から外さなければなりません。事前に社内見学をイメージした動画を作成しておくと社員の手間を減らせますし、映像だけで雰囲気を伝えられます。
また、撮影に360度カメラを使用してパノラマ動画を作るのも面白いかもしれません。
参考事例として株式会社アイドマ・ホールディングスがアップロードした本社の社内見学ツアー動画。
投稿日時が2020年11月頃で、新型コロナの影響でできなくなった社内見学を映像として残した動画です。ビルの入り口から始まり、会社がある4階へ。会議室や執務室、増床した3階も映し、会社の雰囲気を伝えています。

内部向けの動画活用

WEB会議で移動時間を短縮する

会議が目的の出張で、遠方に出向いた経験はありませんか。
仕事で他県へ出向く際に、出張にかかる費用や手間がかかってしまいます。移動にかかる手間や費用を抑える手段として、WEB会議を活用すると良いでしょう。WEB会議であれば会社や自宅からでも出席できますし、会議内容を録音録画もできるため、議事録として動画に残せます。
参考事例としてアバー・インフォメーション株式会社がアップロードした遠隔会議の提案動画。
動画は会社が提供するWEBカメラの商品紹介となっておりますが、WEB会議の様子が映っています。遠くに離れた支部間でもリアルタイムでコミュニケーションをとれている様子から、WEB会議のメリットが分かりやすいでしょう。

社員研修を動画に収めて移動や教育の手間を省く

これまでの社員研修は移動する社員や講師の手間、場所を押さえる費用が必要でした。社員研修の内容を動画に収めておくと、移動の手間や場所を押さえる費用を減らせます。コンテンツはインターネットにアップロードしておき、各自で研修動画を見るよう指示もできるでしょう。
参考事例としてPHP研究所がアップロードした社員研修の動画。
新人社員が抱きがちな考え方と社会人の正しい考え方を伝える動画です。厳しい言葉もありますが、心構えを学んで欲しい意図があって作られた動画だと考えられます。

業務マニュアル動画で育成の手間を減らす

日々の業務を効率化できていても、どうしても手間をかけてしまうのが人材教育です。
一度教えても内容を忘れてしまう、資料を渡しても実践に活かしきれない人。教育に手間がかかる理由は人それぞれです。業務マニュアルを動画で作成しておくと、実際の動きをいつでも見られるようになります。動画は繰り返し見られるため、教わった内容を忘れたとしても再び教える手間は減っていくでしょう。
参考事例として観光庁がアップロードしたスキルマップと連動させた動画マニュアル。
ある温泉旅館を舞台にし、マニュアル改善を図った動画です。形に残りづらい接客マニュアルなどを動画にしておくと、教える人によって発生するクオリティのばらつきを減らせます。スキルマップから再生する動画を選べ、何度でもマニュアルが見られるようにしているのが分かります。

動画で業務効率化を促せる

仕事を始めたての人が、すぐに業務効率化を図るのは難しいです。業務効率を考えるようになるのは主な業務を覚え、効率化を意識し始めてから考える人は多いのではないでしょうか。業務効率化につながる方法を最初から知っていると、新入社員の作業効率を上げられ、早い成長に期待できるでしょう。
参考事例として株式会社プレジデント社がアップロードしたオフィスの事務改善動画。
オフィスで使われるデスクの意味と、割り込み仕事をどのようにして減らすかを説明しています。事例のような動画を新入社員に見せておくと、回り道をせずに日々の業務効率化が図れます。

まとめ

業務効率化につながる動画活用のメリットと事例をご紹介しました。

業務効率化における動画活用のメリットは、視聴者に必要な説明をコンテンツが補ってくれる点にあります。
WEB会議のようなリアルタイムで動画を活用する場合もありますが、移動する手間を減らせて業務効率化につなげられます。日々の業務に手間を感じる部分を探し、動画で効率化を狙ってみましょう。

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