社内での情報共有に動画が良い5つの理由と主なツール

社内での情報共有に動画が良い理由

社内での情報共有として動画が良い理由は5つあります。それぞれどのような内容なのでしょうか。

理由1.わかりやすく伝えられるため

動画は口頭や文章での説明よりも、わかりやすく伝えられます。そのため、情報の伝達ミスにつなげることが可能。その上、言葉や文字では言いにくい抽象的な内容も表現できるため、難しいことを伝えたいときにも動画が役立ちます。

例としてクラウドサービスに関することを伝えたいとき、目に見えない存在だからこそ言葉や文字だけでは伝えにくいでしょう。かといって専門用語を使えば、まとめられても相手に伝わらないかもしれません。
しかし、動画の場合はアニメーションを用いて目に見えない存在をイメージとして演出できるため、わかりやすくまとめられます。

理由2.いつでもどこでも視聴できるため

動画であれば、いつでもどこでも視聴できます。通勤途中や休憩時間などで社内の情報をチェックできるため、日々忙しい方に対しても情報を共有できます。
その上、オフィスで働かないテレワークの従業員にも伝えられることから、効率よく全従業員に情報を共有したいときにぴったりです。

理由3.業務指導の手間が減るため

作業方法といったことを伝える場合、これまでは伝えたい相手がいる場所に出向いたり、1つの箇所に伝えたい従業員を集めて研修を行ったりなどをしなければなりませんでした。これらの方法は直々に情報を伝えられるメリットがある一方、無駄な時間がかかってしまうというデメリットがある上に、情報を伝えたい側の作業量が多いという欠点もありました。

しかし、動画の場合は伝えたい相手に共有するだけで解決するため、業務指導にかかる時間を削減できます。また、動画は実際の作業風景を撮影した上で解説を入れるということができるため、実際の現場にいなくてもどのように作業すればいいのか把握できます。

理由4.教え方のムラを防げるため

何かを教えるというのはどうしても人によって得意不得意があります。内容が同じでも、教えることが得意な方と苦手な方では説明の方法が異なるため、どうしても教え方にムラができてしまいます。そうなると一人ひとりに共有された情報が異なってしまい、従業員同士で溝が生まれるかもしれません。

それを防ぐためにも、動画が役立ちます。動画の場合は1つの作品を何度も繰り替えることができ、同じ伝えたで内容を共有することが可能。結果として教え方のムラも防げるため、一人ひとりに共有された情報に差が生まれることがなくなります。

理由5.従業員エンゲージメントの向上につながるため

従業員エンゲージメントとは、従業員と企業が団結して同じ未来を描けているのか把握するための指標を指します。従業員と企業が団結するためには、きちんと企業としてのビジョンや目標を共有しておく必要があります。

共有方法としてはさまざまありますが、今回のテーマである動画も含まれています。動画であれば、抽象的でわかりにくいビジョンも伝えやすくなる上に、従業員の印象にも残りやすくなります。
目指すべき先が従業員も企業も同じであれば、従業員エンゲージメントも向上しやすくなるため、動画での情報共有を考えてみると良いでしょう。

動画での主な情報共有ツールとは？

動画で情報共有する際には、専用ツールを利用して効率よく伝えるのがおすすめです。そこで、「BRIGHTCOVE」や「ソーシャルキャスト」などの主なツールについて紹介します。

YouTubeやVimeoを安易に使うのはおすすめできない

「動画の共有ならYouTubeでもいいのでは？」と思うかもしれませんが、安易に使うのはおすすめできません。なぜなら、URLがバレてしまうと社外から視聴できるようになってしまうためです。

もしYouTubeやVimeoなどを使うのであれば、ポータルサイト上では非公開にしておいてアクセス制限（IP制限）をかけた社内向けサイト等で共有する方法が適切です。そうすることで、適切に社内で情報を共有できます。特にVimeoはドメイン指定をして表示することもできるため、YouTubeより安全です。

millviポータル

株式会社エビリーによる「millviポータル」は、社内専用の動画共有ポータルサイトが構築できるクラウド型のシステムです。社内専用だからこそYouTubeのようにURLがバレて流出してしまうことがありません。IP制限や暗号化配信などもできるため、セキュリティが不安な方にも向いています。

「サイトの構築ってなんだか難しそう…」と思うかもしれませんが、「millviポータル」の場合はシステムに詳しくない方でも1週間ほどで導入可能。運用する上で必要な機能もそろっているため、開発コストも抑えられます。
「millviポータル」の機能としては、コンテンツ管理やランキングメール配信、ライブ配信など。30日間の無料トライアルが用意されているため、お試し感覚で利用した後に導入するかどうか考えてみると良いでしょう。

BRIGHTCOVE

「BRIGHTCOVE」は、15年以上動画配信プラットフォームを提供してきた実績を持っているツールです。ソフトバンク株式会社や全日本空輸株式会社、株式会社GYAOなどが導入しており、メディア業界やマーケティング業界、スポーツ業界でも活用できます。

「BRIGHTCOVE」の場合、「HubSpot」や「IRIS.TV」といったさまざまなテクノロジーを併用することが可能。その上、専門家によるサポートも用意されているため、何か問題が起きたときでも安心できるでしょう。
「BRIGHTCOVE」でも、「millviポータル」と同じく30日間の無料トライアルを用意。クレジットカードの登録はいらないため、気軽に試せるでしょう。

J-Stream Equipmedia

「J-Stream Equipmedia」は、株式会社Jストリームによる国内最大級の動画配信プラットフォームです。5万円から始めることができ、多摩信用金庫や象印マホービン株式会社、大和ハウス工業株式会社など数多くの企業が導入しています。

「J-Stream Equipmedia」の場合、社内の情報共有はもちろんのこと、ECサイトや動画広告、CMギャラリーなどさまざまなシーンに活用することが可能。会員やファン限定に配信することもでき、エンターテインメント業界でも取り入れられます。

また、「J-Stream Equipmedia」では動画視聴解析や掲載サイト別のプレイヤー設定管理、多機能なプレイヤーなども用意。マルチデバイスに対応しているため、PCだけではなく、スマホやタブレットでも視聴できます。

社内での情報共有を行う際の注意点

社内での情報共有は、適切な方法で行わなければ、情報が正しく伝わらなかったり、かえって混乱を招いたりする可能性もあります。ここでは、社内で情報共有を行う際に特に注意すべきポイントについて詳しく解説します。

情報の正確性を確保する

社内で共有する情報は必ず正確である必要があります。不確かな情報が広まると、業務上の判断ミスにつながり、企業全体の信頼性を損なう可能性があります。
特に、業務マニュアルや経営方針、売上データなどの重要な情報は、発信前に必ずチェックを行い、正確性を担保することが求められます。

また、一度共有した情報が古くなることもあるため、定期的に内容を見直し、最新の状態を維持することも大切です。更新が必要な情報は、一定のルールを設けて管理し、古い情報が誤って使われることを防ぎましょう。

情報の伝達方法を適切に選ぶ

伝えたい情報の内容によって、適切な伝達方法を選ぶことが重要です。単なる業務連絡であればテキスト形式の社内メールで十分ですが、複雑な業務手順や専門知識を必要とする情報を伝える際には、動画や画像を活用したほうが分かりやすくなります。

例えば、新しい社内システムの使い方を説明する場合、文章だけでは理解しにくいこともあるため、実際の操作画面をキャプチャした動画を用いることで、より直感的に伝えることができます。

情報のセキュリティを確保する

社内の情報共有では、セキュリティ対策が欠かせません。特に、企業の機密情報や個人情報を含む内容を扱う場合は、外部への流出を防ぐための対策が必要です。

一般的な動画共有プラットフォームであるYouTubeやVimeoを利用すると、誤って公開設定を間違えた場合に、社外の第三者にも情報が流出するリスクがあります。
そのため、社内専用の動画共有プラットフォームを活用し、アクセス制限をかけることで、安全に情報を共有することが推奨されます。

従業員の理解度を確認する

情報を共有することが目的になってしまい、受け手の理解度が確認されないままでは、適切な情報伝達とは言えません。従業員が共有された情報をきちんと理解し、実際の業務に活かせる状態になっているかを確認することが重要です。

例えば、新しい業務フローが導入された際には、単にマニュアルを共有するだけでなく、従業員がその内容を正しく理解しているか確認するための仕組みを設けると効果的です。
動画マニュアルを活用する場合、視聴後に簡単な確認テストを実施することで、従業員の理解度を測ることができます。

社内での情報共有は動画がおすすめ！

今回は社内での情報共有に動画が良い理由や主なツールなどを紹介しました。
動画で情報を共有することで、業務指導における手間の削減や従業員エンゲージメントの向上などの効果が得られやすくなります。そのため、情報共有の方法に悩んでいるのであれば、動画を取り入れてみてはどうでしょうか。