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WordPressで社内ポータルサイトを構築するメリットと構築するときの注意点

WordPressで社内ポータルサイトを構築するメリットと構築するときの注意点

社内における情報共有の場として活用される「社内ポータルサイト」。
社内ポータルサイトがあると、従業員が必要な情報を必要なときに閲覧することができ、従業員の多い大きな企業でもスムーズに情報共有できるというメリットがあります。
ただ、社内ポータルサイトには情報を検索するための機能が求められますし、従業員が気軽に管理や更新をおこなえるようなシステムでなくてはいけません。
そのため、Web制作会社に制作を依頼すると高額になってしまいがちです。
そこで近年注目を集めているのが、人気のCMSであるWordPressを活用した社内ポータルサイトの構築です。
今回は、WordPressdで社内ポータルサイトを構築するメリットや注意点、実際に社内ポータルサイトを構築する際の流れについて紹介していきます。

社内ポータルサイトの構築にWordPressを活用するメリット

Web制作会社に制作してもらうのではなくWordPressを活用して社内ポータルサイトを構築する場合、さまざまなメリットが期待できるようになります。
ここでは、特に大きな4つのメリットについて解説していきます。

無料で社内ポータルサイトを作れる

WordPressは無料で利用できるCMSツールです。
Webサイトにはドメインとサーバーが必要なので初期費用として5,000円ほどはかかりますし、サーバー代として毎月1,000円ほどかかることになりますが、それ以上の費用は発生しません。

WordPressはテーマと呼ばれるテンプレートを活用することで機能性とデザイン性に優れたサイトを構築できるようになっていますが、有料のテンプレートも20,000円ほどで購入できます。

もちろん、無料のテンプレートを用いて構築することも可能です。
Web制作会社に社内ポータルサイトの構築を依頼した場合、搭載する機能によっては百万円以上ほどかかってしまうこともあるので、数千円で社内ポータルサイトを構築できる点は大きなメリットだと言えるでしょう。

HTMLやCSSなどに関する知識が必要ない

社内ポータルサイトを構築する方法には自社でイチから構築するという方法もありますが、その場合、HTMLやCSSなどサイト制作に関する知識が必要になります。

簡単なコーポレートサイトであれば数ヶ月でも作れるようになりますが、情報を共有する機能を備え、アクセスできるユーザーを制限する機能を備えたポータルサイトはそう簡単に構築できるようなものではありません。
WordPressで構築する場合は、こういった知識はほとんど必要ありません。

知識があるとできることの幅が広がりますが、まったく知識のない状態でも直感的な操作でサイトの構築やコンテンツを追加できるようになっています。

整ったデザインの見やすいサイトが作れる

社内ポータルサイトでは、「必要な情報を簡単に探しだせるか」が重要になります。
そのためデザインの整ったサイトを用意する必要があるわけですが、WordPressはその問題も解決してくれる優秀なCMSツールです。

WordPressにはテーマという機能があり、テーマを適用するだけで見栄えがよくデザイン性に優れたサイトを簡単に構築できるようになっています。
テーマには有料のテーマと無料のテーマがありますが、無料のテーマでもデザイン性の高いサイトを構築することが可能です。

また、有料テーマを用いれば、より見やすく利便性の高いサイトを用意することができます。
 

管理しやすい

WordPressは直感的な操作でコンテンツの投稿や公開の中止、削除がおこなえるようになっています。
タイピングでのテキスト入力やボタンの操作だけでコンテンツを用意することもできます。

専門的な知識がなくても管理できるようになっているので、知識のある人材を新しく雇ったりする必要もありません。
制作会社に制作を依頼すると、更新するたびに制作会社の担当者に対応してもらったり費用が発生したりするので、この点もWordPressならではの大きなメリットの一つだと言えるでしょう。
 

WordPressで社内ポータルサイトを構築するときのポイント・注意点

魅力的な社内ポータルサイトの構築方法であるWordPressを用いる方法ですが、実際に構築する際は意識するべきポイントもいくつかあります。

これらのポイントを意識せずに社内ポータルサイトを構築してしまうと思わぬトラブルにつながってしまいかねません。
特に重要な2つのポイントについて解説していきます。
 

セキュリティ対策を実施する

WordPressを用いて自社で社内ポータルサイトを構築するときに意識しなくてはいけないのがセキュリティについてです。

社内ポータルサイトでは社外秘の情報が共有されることも少なくありません。
万が一そういった情報が社内ポータルサイトから漏れてしまうと大問題に発展する可能性があるので、情報が漏れないようセキュリティ対策を実施する必要があります。

WordPressはプラグインを活用することで特定のユーザーのみがアクセスできるクローズドなサイトを構築できるようになっているので、最低でも外部の人間がアクセスできない状態にした上で運営するようにしてください。
 

管理者を決めておく

社内ポータルサイトを用意したものの、まったく情報が更新されずに放置されてしまっている」という企業も少なくありませんが、その主な原因は管理者を決めていない点にあります。

管理者がいないとサイトを適切に管理することができませんし、情報を共有したい従業員がいたとしても誰に相談すればいいかわからなくなってしまい、最終的にまったく更新されない状態になってしまいます。

そうなってしまわないためにも、管理者やチームを事前に決めておき、きちんと活用できる環境を整えておかなくてはいけません。

WordPressで社内ポータルサイトを構築するときの流れ

WordPressでの社内ポータルサイトを構築するときの大まかな流れは以下のとおりです。

企画する
ドメインを取得する
サーバーを用意する
WordPressをインストールする
体裁を整える
コンテンツを追加していく



社内ポータルサイトを構築する場合、まずは企画をおこなわなくてはいけません。
企画せずに思いつきで進めてしまうとうまく活用できないまま放置されてしまう社内ポータルサイトになってしまう可能性が高いので、
 

社内ポータルサイトを用意する目的
どういった情報を共有するか
管理者や管理チームの選定



などについて決めておくようにしましょう。
ドメインとサーバーはサイトを構築する上で必ず必要になるものです。
ドメインは1,000円ほどで取得できますし、サーバーはレンタルサーバーを活用すれば月1,000円ほどで利用可能です。

コーポレートサイトを用意している場合は、別のディレクトリにWordPressをインストールできるのでドメインやサーバーを新しく用意する必要はありません。
ドメインとサーバーが用意できたら、そのドメインにWordPressをインストールし、コンテンツを追加していきましょう。

先述したとおり社内ポータルサイトにはセキュリティ対策が欠かせませんので、プラグインを導入するなどして従業員以外がアクセスできない環境を用意するのも忘れずにおこなうようにしてください。

まとめ

人気のCMSであるWordPressを活用した社内ポータルサイトの構築について紹介してきました。
社内ポータルサイトが用意されていると社内の情報共有がスムーズにおこなえるようになるため、用意できていない企業は用意するべきです。

ただ、Web制作会社にイチから構築してもらうとなるとかなりの金額になってしまいます。
また、制作会社に制作してもらうと更新や管理をおこなうのが難しくなってしまう傾向にあるので、WordPressを活用して構築するのがおすすめです。

最近は機能性とデザイン性に優れたテーマが充実してきているので、使いやすくて見栄えのいい社内ポータルサイトを比較的簡単に構築できるようになっています。

すでにコーポレートサイトが用意されている企業の場合、別のディレクトリにWordPressをインストールするだけで構築できるので、ぜひ自社での構築にチャレンジしてみてはいかがでしょうか?

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