社内ポータルサイトで動画活用をする方法とWordPressを利用するメリット

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、従業員が業務に必要な情報を一元的に取得できる「社内専用の情報プラットフォーム」のことを指します。日々の業務で必要となる規程やマニュアル、各種申請フォーム、研修資料、掲示板などをまとめて提供することで、社員が「探す時間を減らし、使う時間を増やす」ことを可能にします。
特に大規模な組織や部署横断的なプロジェクトが多い企業にとって、情報の分散は大きな課題です。その解決策として、ポータルサイトを活用するケースが増えています。

従来はメールや紙の回覧板で情報を共有することが一般的でしたが、情報の更新が追いつかず、従業員が最新情報を見落とすといったリスクがありました。
社内ポータルサイトを導入すれば、情報を常に最新の状態に保ちながら、社員一人ひとりが自分に必要な情報を素早く見つけられる仕組みを構築できます。結果として、業務効率化や組織全体の生産性向上につながるのです。

主な機能・用途

社内ポータルサイトには多様な機能が搭載でき、企業の目的に応じてカスタマイズが可能です。ここでは代表的な機能と用途を紹介します。
 

情報共有機能

社内ニュース、経営層からのメッセージ、人事・総務からのお知らせなどを掲載することで、全社員に統一された情報を届けられます。トップページに最新ニュースを表示すれば、誰もが必ず目にする形で重要事項を周知できます。
 

ドキュメント管理機能

就業規則、各種申請マニュアル、業務手順書などをポータルサイトに集約することで、従業員が必要なときに簡単にアクセスできます。検索機能を備えることで「欲しい情報にすぐたどり着ける環境」を整えられるのも強みです。
 

ワークフロー・申請機能

休暇申請、経費精算、設備利用申請などをオンラインで完結できるようにすることで、紙のやり取りを減らし、承認フローを効率化できます。上司や管理者はどこからでも承認作業を行えるため、決裁のスピードアップにもつながります。
 

コミュニケーション機能

掲示板やコメント機能、部門ごとの専用ページを設けることで、社員同士のコミュニケーションを活性化できます。テレワークや拠点の異なるチームでも、ポータルを通じて気軽に情報交換が可能になります。

社内ポータルサイトを制作するメリット

社内ポータルサイトを制作することで大きくわけて3つのメリットがあります。それぞれのメリットについて解説します。

社内の情報を分かりやすくまとめることができる

ポータルサイトを構築すると、社内の情報をわかりやすくまとめることが可能です。
新人社員や中途採用社員向けには研修用動画をまとめたページ、全社員に共通して伝えたい情報であれば、トップページに情報を貼り付けるなど、アクセスした社員がどのページを閲覧すれば自分の知りたい情報を得ることができるか分かりやすくできます。

社員同士の情報共有が簡単になる

新しい情報を共有する際に、該当の動画ページのURLを共有すれば簡単に情報を閲覧することが可能です。
プロジェクトメンバー以外に情報を共有したい場合でも、サイトをうまく活用すれば限定した社員に情報を公開することも可能です。

動画を活用すれば業務効率化につながる

動画を通して業務内容や営業方法などのレクチャー動画を制作して共有すれば、紙資料に比べて効率的に伝えたい情報を発信することが可能です。
新人社員向けの研修動画、新しい機械・サイトの操作説明などさまざまな説明動画を制作し、社内でうまく引き継げない情報を視覚化して分かりやすく伝えましょう。

社内ポータルサイトを制作する際に気をつけること

社内ポータルサイトを制作する際に、どのようなことに気を付けるべきか分からない方は、次の手順に沿って制作してみましょう。

目的を明確にしてサイトを制作する

社内ポータルサイトを制作する際には、必ずサイトを制作する目的を明確にします。どのようなシーンで社内ポータルサイトを閲覧してもらいたいのか、制作したページはどのような社員が閲覧するのか、具体的に目的を細かく設定することで、社内ポータルサイトを使用する意味が生まれます。
社内ポータルサイトを作るという目的だけで制作を進めると、社員が閲覧しない可能性があるため使用目的を明確にすることをおすすめします。

どのようなサイトにするのか構成を検討

目的が定まった後は、どのようなサイトにするのか構成を検討します。社内ポータルサイトに必要なコンテンツは何か、トップページにはどのような情報を記載するのか、それぞれのページの細かい構成を検討します。
サイトの構成がイメージできない場合は、参考になるようなサイトを閲覧しながらサイトの構成のヒントに活用してください。

デザイン・使用できる端末をイメージする

構成が確定した後は、社内ポータルサイトのデザインを検討します。社内ポータルサイトのデザインに企業ロゴや企業カラーを反映するかも検討してください。

ポータルサイトの制作を支援するツールを活用するのであれば、テンプレートデザインからいくつか候補を選び、最もイメージに近いものを選びましょう。
テンプレートによって配置できる位置が微妙に異なることもあるので、トップページのデザインだけでなく、他のレイアウトも確認したうえで検討をしてください。

スマホ、PC、タブレットなどさまざまな端末からアクセスすることも想定して、ページのレイアウトデザインを確認するようにしましょう。

システム構築・アクセス方法の検討を行う

おおまかなデザインが確定した後は、社内ポータルサイトのシステム・アクセス方法を決定します。ログイン時のパスワードの設定はもちろんのこと、アクセス権限をどのように付与するのかを検討してください。

運用フローを決めておく

サイトの大まかな枠が決定した後は、運用フローを決定します。更新頻度や新規コンテンツの制作タイミングなど、長期的なスパンでサイト運用のおおまかな流れを検討します。
運用フローを検討しておくことで、社内ポータルサイトの更新を定期的に行うことが可能になります。運用を曖昧な状態にしていると、社内ポータルサイトの更新が止まり誰もアクセスしなくなってしまう恐れがあるので、事前にスケジュールを検討するようにしてください。  

おすすめの社内ポータルサイト向け制作支援サービス

社内ポータルサイトを1から自社で制作をすると、プログラミング言語やフレームなどを検討し、場合によっては専門のプログラマー、システムエンジニアに依頼をする必要があります。

低コストで手間をかけずに制作をする際には、ポータルサイトを簡単に制作できる支援サービス・ツールの利用がおすすめです。
サイトを簡単に制作できる支援ツールについて、おすすめのサイトを紹介します。

WordPress

https://ja.wordpress.org/

コーポレートサイトをはじめ、さまざまなWebサイトで活用されるWordPressも制作サイトの中でもおすすめツールの1つです。
無料で制作することが可能で、CMSの知識があれば比較的自由度の高いサイトを制作することができます。

サイトを制作するためには、Htmlタグの知識が必要になります。社内ポータルサイト運用者を起用する際には、ある程度Webの知識がある人が携わる必要があると覚えておきましょう。
WordPressでの社内ポータルサイト作成については、活用メリットやサイト構築の流れを後述します。

Google site

https://sites.google.com/new?hl=ja

直感的にサイトを制作するのであれば、Google Siteもおすすめです。パワーポイントのスライドを当てはめていくような感覚で、オリジナルサイトの構築が可能です。

編集権限を細かく設定することができるため、1人だけでなく複数人で同時にオンライン上で作業できる点もGoogle Siteの良い点です。
普段からGoogleのサービスを積極的に使用している方であれば、他のツールとも連動させやすいのでおすすめです。

Office 365 SharePoint Online

https://licensecounter.jp/microsoft365/plan/spo/

パワーポイント、エクセル、ワードなどOfficeツールを積極的に活用している方には、Office 365 SharePoint Onlineもおすすめです。
直感的な操作を活用して、ポータルサイトを制作することができます。社内ポータルサイトの枠を作るまでの労力が必要ですが、一度枠組みを構築してしまうと更新作業が楽という特徴もあります。

メディア博士

https://media-hakase.com/platform/

社内ポータルサイトで動画を活用する企業・団体様であれば、メディア博士がおすすめです。限定配信の設定も簡単におこなうことができ、用途に合わせた動画配信を行うことができます。

YouTubeを使わずにサイト内で動画を配信することが可能なため、社外に情報が漏れる心配もありません。
社内ポータルサイトだけでなく、社外向けのポータルサイトとしても活用できるため、動画を活用したサービスを検討している方にもおすすめです。

社内ポータルサイトの構築にWordPressを活用するメリット

社内ポータルサイトには情報を検索するための機能が求められますし、従業員が気軽に管理や更新をおこなえるようなシステムでなくてはいけません。
そのため、Web制作会社に制作を依頼すると高額になってしまいがちです。
そこで近年注目を集めているのが、人気のCMSであるWordPressを活用した社内ポータルサイトの構築です。

Web制作会社に制作してもらうのではなくWordPressを活用して社内ポータルサイトを構築する場合、さまざまなメリットが期待できるようになります。
ここでは、特に大きな4つのメリットについて解説していきます。

無料で社内ポータルサイトを作れる

WordPressは無料で利用できるCMSツールです。
Webサイトにはドメインとサーバーが必要なので初期費用として5,000円ほどはかかりますし、サーバー代として毎月1,000円ほどかかることになりますが、それ以上の費用は発生しません。

WordPressはテーマと呼ばれるテンプレートを活用することで機能性とデザイン性に優れたサイトを構築できるようになっていますが、有料のテンプレートも20,000円ほどで購入できます。

もちろん、無料のテンプレートを用いて構築することも可能です。
Web制作会社に社内ポータルサイトの構築を依頼した場合、搭載する機能によっては百万円以上ほどかかってしまうこともあるので、数千円で社内ポータルサイトを構築できる点は大きなメリットだと言えるでしょう。

HTMLやCSSなどに関する知識が必要ない

社内ポータルサイトを構築する方法には自社でイチから構築するという方法もありますが、その場合、HTMLやCSSなどサイト制作に関する知識が必要になります。

簡単なコーポレートサイトであれば数ヶ月でも作れるようになりますが、情報を共有する機能を備え、アクセスできるユーザーを制限する機能を備えたポータルサイトはそう簡単に構築できるようなものではありません。
WordPressで構築する場合は、こういった知識はほとんど必要ありません。

知識があるとできることの幅が広がりますが、まったく知識のない状態でも直感的な操作でサイトの構築やコンテンツを追加できるようになっています。

整ったデザインの見やすいサイトが作れる

社内ポータルサイトでは、「必要な情報を簡単に探しだせるか」が重要になります。
そのためデザインの整ったサイトを用意する必要があるわけですが、WordPressはその問題も解決してくれる優秀なCMSツールです。

WordPressにはテーマという機能があり、テーマを適用するだけで見栄えがよくデザイン性に優れたサイトを簡単に構築できるようになっています。
テーマには有料のテーマと無料のテーマがありますが、無料のテーマでもデザイン性の高いサイトを構築することが可能です。

また、有料テーマを用いれば、より見やすく利便性の高いサイトを用意することができます。

管理しやすい

WordPressは直感的な操作でコンテンツの投稿や公開の中止、削除がおこなえるようになっています。
タイピングでのテキスト入力やボタンの操作だけでコンテンツを用意することもできます。

専門的な知識がなくても管理できるようになっているので、知識のある人材を新しく雇ったりする必要もありません。
制作会社に制作を依頼すると、更新するたびに制作会社の担当者に対応してもらったり費用が発生したりするので、この点もWordPressならではの大きなメリットの一つだと言えるでしょう。

WordPressで社内ポータルサイトを構築するときのポイント・注意点

魅力的な社内ポータルサイトの構築方法であるWordPressを用いる方法ですが、実際に構築する際は意識するべきポイントもいくつかあります。
これらのポイントを意識せずに社内ポータルサイトを構築してしまうと思わぬトラブルにつながってしまいかねません。特に重要な2つのポイントについて解説していきます。

セキュリティ対策を実施する

WordPressを用いて自社で社内ポータルサイトを構築するときに意識しなくてはいけないのがセキュリティについてです。

社内ポータルサイトでは社外秘の情報が共有されることも少なくありません。
万が一そういった情報が社内ポータルサイトから漏れてしまうと大問題に発展する可能性があるので、情報が漏れないようセキュリティ対策を実施する必要があります。

WordPressはプラグインを活用することで特定のユーザーのみがアクセスできるクローズドなサイトを構築できるようになっているので、最低でも外部の人間がアクセスできない状態にした上で運営するようにしてください。

管理者を決めておく

「社内ポータルサイトを用意したものの、まったく情報が更新されずに放置されてしまっている」という企業も少なくありませんが、その主な原因は管理者を決めていない点にあります。

管理者がいないとサイトを適切に管理することができませんし、情報を共有したい従業員がいたとしても誰に相談すればいいかわからなくなってしまい、最終的にまったく更新されない状態になってしまいます。

そうなってしまわないためにも、管理者やチームを事前に決めておき、きちんと活用できる環境を整えておかなくてはいけません。

WordPressで社内ポータルサイトを構築するときの流れ

WordPressでの社内ポータルサイトを構築するときの大まかな流れは以下のとおりです。

・企画する
・ドメインを取得する
・サーバーを用意する
・WordPressをインストールする
・体裁を整える
・コンテンツを追加していく

社内ポータルサイトを構築する場合、まずは企画をおこなわなくてはいけません。
企画せずに思いつきで進めてしまうとうまく活用できないまま放置されてしまう社内ポータルサイトになってしまう可能性が高いので、

・社内ポータルサイトを用意する目的
・どういった情報を共有するか
・管理者や管理チームの選定

などについて決めておくようにしましょう。
ドメインとサーバーはサイトを構築する上で必ず必要になるものです。
ドメインは1,000円ほどで取得できますし、サーバーはレンタルサーバーを活用すれば月1,000円ほどで利用可能です。

コーポレートサイトを用意している場合は、別のディレクトリにWordPressをインストールできるのでドメインやサーバーを新しく用意する必要はありません。
ドメインとサーバーが用意できたら、そのドメインにWordPressをインストールし、コンテンツを追加していきましょう。

先述したとおり社内ポータルサイトにはセキュリティ対策が欠かせませんので、プラグインを導入するなどして従業員以外がアクセスできない環境を用意するのも忘れずにおこなうようにしてください。

WordPressを活用した社内ポータルサイト

人気のCMSであるWordPressを活用した社内ポータルサイトの構築について紹介してきました。
社内ポータルサイトが用意されていると社内の情報共有がスムーズにおこなえるようになるため、用意できていない企業は用意するべきです。

ただ、Web制作会社にイチから構築してもらうとなるとかなりの金額になってしまいます。
また、制作会社に制作してもらうと更新や管理をおこなうのが難しくなってしまう傾向にあるので、WordPressを活用して構築するのがおすすめです。

最近は機能性とデザイン性に優れたテーマが充実してきているので、使いやすくて見栄えのいい社内ポータルサイトを比較的簡単に構築できるようになっています。
すでにコーポレートサイトが用意されている企業の場合、別のディレクトリにWordPressをインストールするだけで構築できるので、ぜひ自社での構築にチャレンジしてみてはいかがでしょうか？

社内ポータルサイトで動画を活用しよう

・社内ポータルサイトを制作することで業務効率化が可能
・支援ツールを活用すればスムーズにサイトを制作できる
・社内ポータルサイトの制作目的を明確にする

本記事で紹介した内容を参考に、社内ポータルサイトの制作を検討してください。メディア博士は社内ポータルサイトの制作支援だけでなく、動画制作の支援も可能なサービスです。
社内ポータルサイトで動画を多用しようと検討している企業様は当サイトの利用をご検討ください。みなさまからのお問合せをお待ちしております。