マニュアルを作成するならテンプレートを使おう！おすすめテンプレート7選！

マニュアル作成でテンプレートを使うメリット

マニュアル作成ではテンプレートを使用することがおすすめです。では、テンプレートを使用することにどのようなメリットがあるのでしょうか。

作業の時短になる

マニュアル作成でテンプレートを使用することは、作業の時短化に大きく貢献します。テンプレートがあれば、ゼロからの構築やデザインに時間を費やす必要がなくなります。
作業者は効率的に情報を追加し、一貫性のあるマニュアルを迅速に作成することができます。

テンプレートがない場合、作業者はゼロからマニュアルのレイアウトやフォーマットを考える必要があります。
どのようなセクションを含めるべきか、どの順序で情報を配置するべきか、どのようなデザインが適切かなど、基本的な構造を作り上げるために時間がかかります。

しかし、テンプレートを使用することでこの問題を解決することができます。レイアウトやフォーマットについて考える手間が省けるため、時間を節約することができます。

デザインに統一感が出る

マニュアル作成において、テンプレートを使用することはデザインに統一感をもたらします。デザインに統一感がない場合、マニュアルは見た目がばらばらで散漫になります。
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各ページやセクションのフォント、色、レイアウトなどが一貫していないと、読み手は情報を追いにくく、視覚的な混乱を感じることがあります。さらに、見た目が不整合なマニュアルは信頼性を損ねる可能性もあります。

一方、テンプレートを使用するとデザインに統一感が生まれます。テンプレートはあらかじめデザインが設計されたフォーマットであり、フォントや色、レイアウトなどの要素が統一されています。
作業者はテンプレートに沿って情報を追加するだけで、一貫したデザインを簡単に実現できます。この統一感は読み手にとって視覚的なガイドとなり、情報の整理や理解促進に貢献します。

クオリティアップにつながる

テンプレートを使用すると、クオリティの高いマニュアルを簡単に作成できます。テンプレートにはデザインのガイドラインが組み込まれており、適切なフォントや色、レイアウトが事前に設定されています。
これによって、統一性のあるデザインが実現され、マニュアル全体に一貫性が生まれます。読み手は見た目の統一性によって情報をスムーズに読み進め、理解しやすくなります。

さらに、テンプレートには項目や見出しの配置が既に設定されており、必要な情報を適切な場所に配置することができます。これによって、マニュアルの構成が論理的でわかりやすくなります。
マニュアル作成でテンプレートを使用することで、クオリティの向上につながります。テンプレートを活用すると、デザインの統一性と情報の整理が容易になり、読み手にとって使いやすく理解しやすいマニュアルを作成することができます。

抜け漏れを防げる

テンプレートを使用すると、抜け漏れを防ぐことができます。テンプレートには事前に整理された情報や手順が組み込まれており、必要な内容を漏れなく網羅することができます。
テンプレートを活用することで、必要な項目やセクションが明示され、漏れが起こりにくくなります。また、テンプレートにはチェックリストやガイドラインが含まれている場合もあり、作業者はそれに従って作業を進めることで抜け漏れを防止できます。

テンプレートを使用しないと、マニュアル作成の過程で重要な情報や手順が見落とされる可能性が高まります。情報の漏れや手順の抜けが起こると、読み手は正確な情報を得ることができず、作業の効率や品質に影響を及ぼすおそれがあります。
テンプレートはマニュアル作成時の重要な要素であり、抜け漏れを最小限に抑えるために有用です。

マニュアル作成でテンプレートを使う時の注意点

マニュアル作成は、テンプレートを使うのがメリットになる一方で、注意すべき点もあります。では、どのような点に注意すべきなのか順番に説明します。

マニュアルの仕様が合わない

マニュアル作成でテンプレートを利用する際の注意点として、テンプレートの仕様が自社の要件に合っていないことがあります。
多くの一般的な業務に利用されるテンプレートは豊富に存在しますが、マニュアル専用のテンプレートはそれほど多く提供されていません。

例えば、請求書や顧客管理名簿など需要の高いテンプレートは充実していますが、マニュアル作成に特化したテンプレートは限られています。
その結果、テンプレートにはマニュアルに必要な要素や特有のレイアウトが不足している場合があります。

そのため、テンプレートを利用する際には、自社のマニュアルに合った仕様かどうかを確認することが重要です。

入れたい項目が無い場合がある

注意点の2つ目は、テンプレートの仕様があっていても、テンプレートに記載したい項目が不足している可能性があることです。
一般的なテンプレートは、多くの場合、広く一般向けに作成されており、特定の企業や業界のニーズを考慮していないことがあります。

このような場合、手間がかかりフォーマットの変更が必要となる可能性があります。
一般公開されているテンプレートでは、自社が望む内容に合致しないことがあるため、テンプレートを使用する前に慎重に確認し、必要に応じて調整することが重要です。

文字ばかりで読みづらくなってしまう

3つ目は、文字ばかりのマニュアルだと読みづらくなってしまうことです。テキストだけで構成されたマニュアルは退屈に感じられます。
例えば、技術的な手順を説明する場合、スクリーンショットを挿入して、ユーザーに実際の画面を見せることが重要です。

また、テンプレート内にはテーブルや図形を挿入できるものもあります。特に重要なポイントや留意事項は、太字や色を使って強調すると良いでしょう。
さらに、長い文章よりも箇条書きやナンバリングを使用すると、情報を整理しやすくなります。抽象的な説明だけでなく、具体例を挙げることで理解が深まります。

これらの視覚的な工夫をテンプレートに取り入れるなどして、分かりやすいマニュアル作りを意識しましょう。

専門用語が多いと読みにくい

マニュアルに専門用語が多いと、読み手が理解しにくくなります。専門用語が多すぎる状態を避けるためには以下の点に気を付ける必要があります。

専門用語を使用する場合、その都度簡潔な説明を添えたり、具体的な例を挙げて説明することが重要です。
例えば、"データベースのクエリを実行する"という表現よりも、"データベースから必要な情報を取得するためのクエリを実行する"と具体的な行動を説明します。専門用語が避けられない場合は、代替表現を併記することで理解を助けます。

マニュアルを使用するユーザー層のバックグラウンドに合わせて語彙を選択することも大切です。業界用語が一般的な場合でも、新入社員や他部署からのユーザーが理解しやすいよう配慮が必要です。

マニュアル作成に使えるテンプレートサイトおすすめ7選！

この章では、マニュアル作成に使えるテンプレートサイトのおすすめ7選をご紹介します。

bizocean

bizoceanは、ビジネス向けのコンテンツを主に提供しているサイトです。『書式の王様』（日本最大級無料ビジネステンプレート集）や、その他ビジネスに関するツールを扱っています。
マニュアルのテンプレートでは、Word、PowerPoint、Excelそれぞれでサイトがわかれています。

特にWordのテンプレートは約26種類用意されていて、ジャンルごとにカテゴライズされているのでシーンに合わせて使いやすくなっています。
PowerPointのテンプレート集には、操作マニュアル作成を中心としたテンプレートが用意されています。Excelのテンプレートでは、チェックシートとして使いやすいマニュアルが用意されています。

出典：bizocean　Word版サイト、bizocean　PowerPoint版サイト、bizocean　Excel版サイト

bizroute

bizrouteは、株式会社エクシアが運営しているサイトです。この会社は、ソフトウェアの開発やWebサイトの制作などを行っています。
会社の運営で必要な、人事や総務、経理や開発、営業といったさまざまな分野で使用できるテンプレートが提供されています。作成の手引きなども充実していて、利用しやすいのが特徴です。
初めてマニュアルを作成する人や、Wordでマニュアルを作成したいと思っている人の利用がおすすめです。

出典：bizroute

マニュアル博士

マニュアル博士は、博士.comが20年以上のサイト運営で得た様々なノウハウをもとに作ったクラウド動画作成ツールです。
AI機能を活用しビジネスシーンで活用できる動画を作成するのに最適な機能を備えています。初心者でも簡単に作成できる操作性が魅力です。
通常の豊富なテンプレートのほかに、会社ごとのオリジナルテンプレートを作成することが可能です。

また、AIナレーション・外国語自動翻訳・画面録画機能・パワーポイント取り込みなど、マニュアル作成に役立つ機能が多く実装されています。

出典：マニュアル博士

経費削減実行委員会

経費削減実行委員会は、PowerPointで使えるさまざまな種類のテンプレートを扱っているサイトです。業務用テンプレートが大変充実しているので、急に必要になった時にすぐ使うことができるでしょう。
しかも無料で利用できるのも嬉しい点です。

出典：経費削減実行委員会

SILAND.JP

SILAND.JPは、WordやExcelのテンプレートを扱っているサイトです。こちらのサイトも無料で利用できます。マニュアルのテンプレートは、表紙や目次ページもそろっているので便利です。
ツールを利用する時には、圧縮ファイルを解凍するだけで使用できるため専用のソフトは不要です。議事録やスケジュール管理表に工程表など、業務でよく使用するテンプレートがそろっています。
ただし、テンプレートの種類は内容によっては限られているので、欲しかったものがみつからない場合もあることに注意しましょう。
 
出典：SILAND.JP

プレゼンデザイン

プレゼンデザインは、パワーポイントの品質と生産性をあげるPowerPointを作成するということがコンセプトのサイトです。テンプレートは無料で使用できます。
テンプレートの内容は、色を自由に変えられるなどのカスタマイズが可能です。ただし、使用する際はITリテラシーに注意が必要です。
  
出典：プレゼンデザイン

テンプレートBANK

テンプレートBANKは、ビジネスシーンで利用できるさまざまなテンプレートを備えたサイトです。特徴は、さまざまな種類のテンプレートがあることで、マニュアル作成以外の用途にも使えることです。
例えば、来客時の対応や電話応対のマニュアルも作成できます。文章はWordとExcelに対応しています。なお、使用時には会員登録をする必要があります。

出典：テンプレートBANK

マニュアル作成の手順

マニュアルを作成するには、どのような手順でおこなうのが適切なのでしょうか。以下、順番に解説していきます。

内容・要点の整理

マニュアル作成の手順は、まず内容・要点を整理することから始めることが重要です。なぜなら、それがマニュアル作成の基盤となるためです。

まず、内容・要点を整理することによって、マニュアルの目的や対象読者、カバーする範囲が明確になります。マニュアルの目的を明確にすることで、どのような情報や手順を記載すべきかが明確になります。
また、マニュアルがカバーする範囲を明確にすることで、不要な情報を排除し、読み手の混乱を避けることができます。

内容・要点を整理することで、マニュアルの構成や流れも考えることができます。情報を適切な順序で整理することで、読み手がスムーズに理解しやすくなるのです。

スケジュールの決定

スケジュールを決定することによって、マニュアル作成の進捗管理や期限設定が可能になります。スケジュールを定めることで、どの作業をいつ行うか、誰が担当するかなどが明確になります。
これにより、作業の順序やタイミングを調整し、チーム全体の協力やコミュニケーションをスムーズにすることができます。

スケジュールが決まっていないと、作業の優先順位が不明瞭になります。どの作業に優先度を置くべきか判断が難しくなり、結果的に作業が遅延したり、重要な項目が見落とされる可能性があります。
また、チームメンバーや関係者のスケジュール調整が困難になり、タスクの進行が遅れる可能性があります。スケジュールが決まらないと、プロジェクトの全体的な計画性にも悪影響を及ぼし、スムーズな進行や品質の確保が困難になるかもしれません。

構成決め

マニュアルは特定の目的やテーマに基づいて情報をまとめたものです。構成を決めることで、どのような情報を含めるか、順序をどうするかを明確にすることができます。
適切な構成によって、ユーザーが必要な情報を簡単に見つけることができ、理解しやすいマニュアルを作成することができます。

また、構成決めは効果的な情報の伝達と流れを生み出す役割も果たします。マニュアルはユーザーに対して特定の手順や情報を伝えるためのものです。適切な構成によって、情報が論理的な順序で提示され、ユーザーの理解がしやすくなり行動に移すことができます。
適切なフローを持つマニュアルは、ユーザーにとって使いやすくパフォーマンス向上にも貢献します。

作成

マニュアル作成では、明確な言語と表現を用いることが求められます。マニュアルはユーザーに対して特定の手順や情報を伝えるためのものですので、分かりやすく説明することが重要です。
専門用語や技術的な要素がある場合は、それを理解できるように適切に説明することが必要です。

また、具体的な例や図表を活用することで、ユーザーにとって理解しやすくすることができます。説明文だけでなく、画像や図表を使って手順や操作を視覚的に補完することで、ユーザーの理解を促進します。
さらに、マニュアルはユーザーが信頼できる情報源となるべきですので、間違った情報や抜け漏れを避けるようにしましょう。十分な確認や校正を行い、必要な情報が漏れないようにすることが重要です。

作成の段階では、上記のようなポイントに留意しながら、ユーザーにとってわかりやすく役立つマニュアルを作成していきます。

確認・修正

作成が完了した後は確認・修正のステップが不可欠です。確認・修正が重要なのは、作成者自身が見落としていた誤りや不備があると考えられるためです。
マニュアル作成には多くの情報や手順が含まれるため、ミスや抜け漏れが発生することは避けられません。確認・修正のステップを経ることで、これらの誤りを発見し、正確かつ完全なマニュアルを提供することができます。

さらに、確認・修正はユーザーの視点からマニュアルを見直す機会でもあります。作成者とは異なる立場や知識を持つユーザーが、マニュアルを理解しやすく利用できるかどうかを検証することが重要です。
ユーザーが混乱したり困惑したりするような箇所を特定し、修正を行うことで、マニュアルの使いやすさと効果を向上させることができます。

運用・改善

アニュアル作成の最終手順は、マニュアルの運用と改善です。マニュアルを運用して実際の業務での利用状況や問題点を把握し、必要に応じて改善を行います。

具体的な手順としてはまず、マニュアルを導入し、従業員が利用できるようにします。トレーニングやワークショップを通じて利用方法を周知しましょう。
次に、利用者のフィードバックや実際の利用状況をモニタリングします。どの部分が特に頻繁に参照されているか、どの箇所で理解が難しいかなどを洞察します。そして、利用者からのフィードバックを積極的に収集します。

収集した情報をもとに、マニュアルの不備や改善点を洗い出します。不明瞭な箇所の修正や追加情報の挿入など、具体的な改善策を検討・実施します。
運用と改善は継続的に行っていきます。作成して終わり、ではなく改善していく姿勢が重要です。

マニュアル作成時のポイント

マニュアルを作成する際には、どのようなことに気をつけるべきなのでしょうか。以下、マニュアル作成時のポイントとなることを説明します。    

伝えたい要素を明確にする

マニュアル作成において、伝えたい要素を明確にすることは非常に重要です。まず、明確な要素定義によってマニュアルの焦点が明確になります。

どの情報や手順が含まれ、どのような目的や目標を達成するために作成されたのかを明確にすることで、マニュアル全体の方向性や内容が定まります。

さらに、明確な要素定義は情報の整理と構成にも役立ちます。伝えたい要素を明確にすることで、必要な情報を適切な順序で組み立て、論理的な構成を作ることができます。
このように、明確な要素定義を行うことによって、効果的な伝達と読者の理解を促進することができます

写真やイラスト、図を使う

マニュアル作成において、写真やイラスト、図を使用することは非常に重要なポイントです。
まず、写真やイラスト、図を使うことで視覚的な説明が可能となります。文章だけでは伝えにくい情報や手順を、視覚的な要素を通じて明確に示すことができます。次に、写真やイラスト、図は情報の理解度と記憶に効果を発揮します。

視覚的な情報は、脳に強いインパクトを与え、記憶に長く残りやすいとされています。さらに、言語の壁や専門知識の有無に関係なく、より広範な読者層に対して情報を提供することができます。
図やイラストは言葉に頼らずに伝わるため、異なる言語や文化背景を持つ読者でも理解しやすくなります。

5W1Hを意識する

マニュアル作成において、5W1Hを意識することは非常に重要です。
まず、Who（誰）について意識することで、マニュアルを使用する読者層やその特性を理解できます。必要な情報や使用される専門用語、技術レベルを適切に設定することで理解しやすいマニュアルを作成することができます。

次に、What（何）について意識することで、マニュアルで伝えたい内容や目的を明確にします。明確な目的を持つことで、マニュアルの焦点が絞られ、必要な情報が欠けることなく伝わります。
When（いつ）、Where（どこ）、Why（なぜ）について意識することで、マニュアルのコンテキストや背景を明確にします。具体的なタイミングや場所、マニュアルが必要とされる理由を明確化することで、読者はより具体的な情報を期待できます。

最後に、How（どのように）について意識することで、マニュアルの手順や方法を明確に伝えます。5W1Hを意識することで、明確な情報伝達と読者の理解力向上が期待できます。

読み手のレベルに合わせた語彙を使う

マニュアルは読むことが目的ではなく、それを使って作業や問題解決をすることが目的です。したがって、マニュアルを読むことに時間がかかったり難解で理解ができないものであってはいけません。
読み手のレベルに合わない語彙を使用すると、理解の困難さや混乱を引き起こす可能性があります。専門的な用語や難解な表現は、読者が必要な情報を正確に理解することを妨げ、作業の効率や品質に悪影響を与える可能性があります。

また、読者は困惑したり興味を失ったりすることで、マニュアルの目的が達成されないおそれもあります。マニュアルは、読み手のレベルに合わせた語彙を使うとともに、簡潔で分かりやすい語彙を使う必要があります。

誰でも使いやすい仕様にする

マニュアルを効果的に作成するには、誰でも使いやすい仕様にする配慮が必要です。まずは、論理的で分かりやすい構成を心掛けましょう。
テキストだけでなく、流れ図やイラストを使って情報を視覚的に表現すると内容がわかりやすくなります。

また、難しい専門用語を避け、一般的な言葉で説明するよう心がけることも重要です。そうすると、広い読者層に対応できます。
説明には、抽象的な説明だけでなく、実際の具体例を挙げることで理解を深めます。説明には、特定の業務手順を具体的なケースで示してみるといった工夫ができます。

マニュアル内に目次や索引を充実させ、読者が必要な情報に素早くアクセスできるようにするのも効果的です。
例えば、章ごとに分けた目次を掲載するなどの方法があります。これらのポイントを組み合わせて、誰でも理解しやすく実用的なマニュアルを作成しましょう。

重要なポイントは強調する

重要なポイントを強調することで、読者は重要な情報を見逃すことなく把握することができます。重要なポイントを重視することで、読者はそのポイントに注目し、それを基に全体を理解することができます。
また、重要なポイントの強調は情報の記憶と定着に効果的です。重要な情報が強調されることで、読者の脳に強いインパクトを与え、長期的な記憶に繋がりやすくなります。

重要なポイントを強調する際には、視覚的な手段を活用することも有効です。太字や色の強調、箇条書き、図表などを使って重要な情報を目立たせることができます。
これにより、読者は重要なポイントを一目で把握できるため、効率的な情報の受け取りが可能となります。

まとめ

この記事では、マニュアル作成でテンプレートを使用するメリットや注意点、マニュアル作成の手順やポイントを解説しました。また、マニュアル作成時のおすすめテンプレートを7つ紹介しました。
マニュアル作成にはテンプレート使用がおすすめです。検討している方はぜひ、この記事を参考にしてみてください。