社内向け動画配信のメリットとおすすめの配信システム

社内向け動画の必要性

企業における動画活用は、外部向けのマーケティングや採用活動にとどまらず、社内コミュニケーションや業務効率化の領域でも重要性を増しています。
テキストや紙媒体に依存した情報共有は、理解度や浸透スピードに差が出やすく、情報の受け取り方が人によってばらついてしまうという課題がありました。その点、動画は「視覚」と「聴覚」の両方に訴えることで、短時間で正確かつわかりやすく情報を伝達できるのが大きな強みです。

さらに、リモートワークや多拠点展開が進む現在においては、動画を用いた情報発信が「場所や時間を選ばずに同じ内容を共有できる仕組み」として機能します。
業務理解を促進し、社員の行動を統一する役割を果たすためにも、社内動画は今後ますます必要性を増していくと言えるでしょう。

社内向け動画のコンテンツ例

ここでは、実際に多くの企業で活用されている社内向け動画の代表的なコンテンツ例をご紹介していきます。

業務マニュアル動画

日常業務の手順をわかりやすくまとめた「業務マニュアル動画」は、最も導入しやすいコンテンツです。従来の紙マニュアルやPDF資料では、細かい動作や画面操作を正確に伝えるのが難しいケースもありました。
動画であれば実際の操作画面や手元の動作をそのまま記録でき、誰でも同じ手順を再現できます。特に、新人社員や異動した社員が短期間で業務を覚える際に効果的です。また、一度制作すれば繰り返し利用できるため、教育担当者の工数削減にも直結します。

研修・教育動画

研修や教育の場でも動画は強力な武器になります。例えば、コンプライアンス研修や情報セキュリティ研修など、全社員に共通して必要な内容は動画化してオンデマンド配信するのが効率的です。
社員は自分の都合に合わせて視聴でき、理解度が不足していれば繰り返し確認も可能です。さらに、対面で行っていた社内講師の負担や会場コストも削減できるため、学習機会を増やしながらコストを抑えることができます。

社長メッセージ・経営方針動画

トップメッセージを動画で届けることも、社内動画の重要な活用方法です。文字やメールでは伝わりにくい社長の表情や声のトーンを社員が直接受け取ることで、経営方針やビジョンがより強く浸透します。
大企業だけでなく、中小企業においても経営層の考えを社員全体に短時間で伝えられる点は大きなメリットです。特にリモートワークや拠点が複数に分散している企業では、動画による一体感醸成に効果を発揮します。

社内イベント・成功事例の共有動画

社内イベントや表彰式、プロジェクト成功事例を動画化して共有することで、社員同士のモチベーション向上やナレッジ共有につながります。イベントの雰囲気を動画で残せば、参加できなかった社員にも臨場感を伝えることができ、組織としての一体感を高められます。
また、成功事例を動画で紹介することで「どのように課題を乗り越えたか」を具体的に示せるため、他部署や他チームの参考材料としても活用可能です。

FAQ・トラブルシューティング動画

社内ヘルプデスクやシステム管理部門の負担を減らす手段として、FAQやトラブルシューティング動画の整備も有効です。例えば「パスワードの再設定方法」や「システムのログイン手順」など、問い合わせが多いテーマを動画化すれば、社員が自分で解決できるようになり、サポート工数を大幅に削減できます。
特にITシステムや新しいツール導入時に役立ち、社員の習熟スピードを早める効果も期待できます。

社内向け動画の発信方法

社内向けの情報の発信方法をテキストベースのものから動画ベースのものに切り替えたいと考えた場合、まず初めにどういった方法で動画を発信していくのかを考えなくてはいけません。

動画の発信方法は、

・無料の動画配信プラットフォームの機能を活用する方法
・専用のシステムを活用する方法
・構築したシステムを活用する方法

の、3つに分けることができます。

それぞれの方法について解説していきます。

無料の動画配信プラットフォームの機能を活用する

社内向けの動画の発信方法の一つ目が、YouTubeなど無料の動画配信プラットフォームを活用する方法です。
YouTubeには限定公開という機能が備わっていますが、その限定公開の機能を活用すれば社内の人間だけに動画を共有できるようになっています。

YouTubeは誰でも無料で利用できるプラットフォームで、新しくシステムを導入したり構築したりする必要がないので費用も工数もかかりません。
そのため、非常に魅力的な方法に感じられますが、社内向けの動画を共有する方法としてはおすすめできません。

なぜなら、情報漏洩のリスクがあるからです。
限定公開はURLを知っている人のみが閲覧できる機能ですが、裏を返せば「URLさえ知っていれば誰でも閲覧できる動画」ということになります。

意図的にURLを漏らさない限り社外の人間がアクセスできるようになることはありませんが、共有する内容によってはリスクが大きすぎます。
情報漏洩は企業の存続にも大きく影響してくるので、無料の動画配信プラットフォームを活用する方法は避けるべきだと言えるでしょう。

専用のシステムを活用する

社内向けの動画の発信方法の二つ目が、専用のシステムを活用する方法です。
動画への注目が集まっていることもあって、特定の範囲内で動画を共有するようなシステムがさまざまな企業からリリースされています。

それらのシステムを活用すれば社内だけで安全に動画を共有する環境を簡単に作り出すことができますし、無料の動画配信プラットフォームを活用する方法のように他者にアクセスされてしまうこともありません。
これらのシステムの導入には初期費用や月額費用がかかりますが、リスクを避けつつ社内で情報を共有できる環境を簡単に導入できる点を考えると、非常にコストパフォーマンスの高いシステムだと言えます。

システムを構築する

社内向けの動画の発信方法の三つ目が、システムを新しく構築する方法です。
システムの構築は決して簡単ではありませんし、管理に手間もかかりますが、既存のシステムを導入するときのように初期費用や月額費用がかかるわけではないため魅力的な方法だと言えるでしょう。

社内でシステムを構築する環境がない場合は外注するという手もありますが、システムの外注には莫大な費用がかかるので、外注するよりは既存のシステムを活用する方が現実的です。
社内でシステムを構築できる環境が整っている場合にのみ、おすすめできる方法だと言えます。

社内の情報共有を動画配信にするメリット

社内の情報共有を動画配信にすることのメリットは3つあります。

①文章よりもわかりやすい

動画配信にする最大のメリットは、文章よりも理解しやすいことです。文章では表現しにくい内容でも、動画であれば細かい部分まで伝えることが可能です。
これまで紙で確認してたマニュアルも動画にすることにより、より多くの人に作業を分担することができるようになります。

動画を使うことで1度にたくさんの人に情報を伝達することができるようになるため、業務の効率化にもつながります。

②人的コストの削減

社内の情報共有として研修やセミナーを行っている企業も多いと思います。従来であれば講師などが企業に訪れて行うことが一般的でした。しかし、動画配信にすることによって場所や時間に囚われることなく実施することが可能です。
動画配信にすることにより外部講師に支払う交通費はもちろん、会場費などの削減につながります。配信した動画は録画しておくことで繰り返し閲覧することができます。

③どこでも視聴することができる

動画はインターネットの環境が整っていればどこでも閲覧することが可能です。リモートワークをしていても、出社をしていても同じ情報をすぐに確認することができる点も動画配信にするメリットだといえます。

動画の発信に活用するシステムを選ぶ際のポイント

動画配信を行うシステムはたくさんあります。どのようなことに注意して選ぶべきなのかを解説していきます。

①操作しやすいか

専門的な知識がなくても使いこなすことができるシステムであるかは必ず確認するようにしましょう。
せっかくシステムを導入したにも関わらず、知見がある人のみしか使うことができないのは非常にもったいないです。システムは、担当者のレベルを加味して選定しましょう。

②動画を保存できる容量が十分か

長い動画を配信、保存する場合は容量の確保が必要となります。そのためシステムが保存できるよう容量が準備されているかも確認する必要があります。
保存容量が少ないシステムを選んでしまうと、配信やアップロードが正常に行われないことが考えられます。アップロードされたとしても、画質が落ちている可能性がありますので保存容量はしっかり確認しましょう。

③利用目的に適しているか

動画配信システムにはさまざまな種類があります。そのため購入する前に、利用目的を明確にしておきましょう。利用目的を明確にすることによって、必要なシステムも必然的に絞られてきます。

動画の発信に活用するシステムにかかる費用

動画配信を行うシステムは、容量や利用するユーザー数によって費用が異なります。しかし、平均すると動画配信システムの初期費用はおよそ10万円程度となります。
また、月額料金は15,000〜30,000円かかる動画配信システムが多いようです。初期費用や月額費用は動画配信システムによって異なります。

システムを導入する前に、容量によって価格が変動するのか、料金プランが複数あるのかなど細かい点まで確認しましょう。

社内向け動画の発信に活用できるおすすめのシステム

社内向けの動画の発信方法としてはYouTubeなど無料の動画配信プラットフォームの機能を活用する方法以外の方法での配信がおすすめだと紹介してきました。
新しくシステムを構築するのは費用も工数もかかるため、専用のシステムを活用する方法を選ぶ企業も多いかと思いますが、そこで把握しておきたいのが社内向けの動画配信に活用できるシステムについてです。

ここでは、数あるシステムの中でも特におすすめのシステムを紹介していきます。

マニュアル博士

https://manual-hakase.com/

マニュアル博士は、社内向けの発信に活用できる上にデータ解析やメールマガジンの配信が可能なオールインワンのプラットフォームです。

社内向けサイト・会員限定サイトの制作・運用サポートを行っており、マニュアル動画やpdfファイルなどの資料共有までまとめて行うことが可能です。

AIナレーション、多言語への自動翻訳、パワーポイントの取り込み、自動テロップ配置など、マニュアル制作に役立つ機能も豊富に備わっています。

MOOGA（ムーガ）

https://mooga.jp/

月15,000円から利用可能な動画共有システム、「MOOGA（ムーガ）」。
パスワードの発行やシステムにアクセスできるIPアドレスの制限など、セキュリティ面で優れている動画共有システムです。
動画の配信にも暗号化配信が採用されています。

動画の共有を低コストで初めてみたい企業におすすめのシステムです。

SmartSTREAM（スマートストリーム）

https://www.smartstream.ne.jp/

NTT西日本のグループ会社であるエヌ・ティ・ティ・スマートコネクト株式会社が提供している動画共有システム、「SmartSTREAM（スマートストリーム）」。
社外秘の情報を共有する場を構築するということもあってとにかく安心して利用できるシステムを探している企業は少なくないかと思いますが、その点において安心と信頼のNTT西日本グループの会社から提供されているSmartSTREAMは最適なシステムだと言えるでしょう。

1,500社以上の導入実績もある、信頼性の高い確かなシステムです。

クラストリーム

https://classtream.jp/

クラストリームは、企業だけではなく官公庁でも利用されている動画配信プラットフォームです。録画動画だけではなくライブ動画を限定配信することもできます。
動画データ約3,000時間分を保存することができ、映像に合わせた切り替えだけではなく、聞き取りやすい2倍速再生の機能も備わっています。

これらの機能は業界トップレベルと言われており、データ転送料の定額制、初期費用無料なども利用しやすいポイントです。

millvi（ミルビィ）

https://millvi.jp/

millviは700社以上で利用されている動画配信システムです。
動画配信システム「ミルビィ」、ポータルサイトを構築することができる「ミルビィポータル」、動画販売サイトが構築できる「ミルビィポータルEC」などさまざまなサービスを提供しています。

ミルビィポータルを活用することで、チャンネルやカテゴリ管理、コメント機能やマルチデバイス対応などが利用できるようになります。オプションでライブ配信にも対応しています。

社内向けに動画を発信するときの注意点

実際に社内向け動画を発信する場合、いくつか注意しなくてはいけないポイントがあります。
これらのポイントを把握し、対策を講じた上で社内動画の発信に取り組むようにしないと、思わぬトラブルに発展してしまいかねません。

特に注意したい2つの注意点について紹介していきます。

システム側のセキュリティ対策を万全な状態にして運用する

社内向けに発信する動画は、基本的にどの動画にも社外秘の内容が含まれているものです。
そのため、システム側のセキュリティ対策を万全な状態にして、動画の内容が外部に漏れてしまわないようにしなくてはいけません。

先ほど紹介したような有名な動画の共有ツールは基本的にどのツールもセキュリティ対策がしっかりと施されているので心配ありませんが、こちらで設定できるセキュリティ関連の機能などがあれば積極的に活用して運用するようにしましょう。

IDやパスワードを発行してよりセキュリティを強固にする

いくらセキュリティ対策の整っているシステムでも、外部の人間がアクセスしたときにIDやパスワードなしで好きなように動画を見られるような状態では意味がありません。
外部に情報が漏れてしまわないように対策するだけでなく、万が一外部の人間がシステムにアクセスできてしまったときのことを考え、対策を講じておく必要があります。

システムを利用する社内の人間に対してIDとパスワードを発行し、IDをパスワードを知っている人間だけがシステムにアクセスして動画を閲覧できるような状況にしておくのがベストです。
また、それぞれ異なるIDとパスワードを発行するようにしておくと、よりセキュリティを強固にすることができます。

まとめ

社内での情報共有の手段の一つとして動画の発信を検討している企業に向けて、社内向けの動画の発信方法について紹介してきました。

社内向けの動画の発信方法には、

・無料の動画配信プラットフォームの機能を活用する方法
・専用のシステムを活用する方法
・構築したシステムを活用する方法

という3つの方法がありますが、セキュリティの観点からYouTubeなど無料の動画配信プラットフォームを活用する方法はおすすめできません。

専用のシステムを活用する方法や独自に構築したシステムを活用する方法のいずれかでの共有を検討してみてください。