マニュアル動画・操作説明動画の活用メリット・動画事例をご紹介

動画マニュアルと紙マニュアルのメリットはそれぞれ異なる

あなたの会社では、動画と紙マニュアルのどちらを利用していますか。
情報を効率良く伝えやすい点から、研修や商品説明の資料として動画を採用する場面が多くなりました。

「紙マニュアルを使い続けている弊社も、資料を動画に変えるべきなのだろうか」 時代の変化に合わせて、マニュアル改善を検討する会社もあるのではないでしょうか。
元々あった紙マニュアルを動画に作り替える場合、それぞれのメリットを把握した方が本当に必要なのかを判断しやすいです。
こちらでは動画マニュアルと紙マニュアルのメリットをご紹介します。

動画マニュアルのメリット

動画マニュアルの特徴は下記の通りです。

・映像と音声で構成されている
・制作の初期費用は紙マニュアルより高い
・制作期間は紙マニュアルよりも長い
・マニュアルを見るには動画を再生できる端末とインターネット環境が必要

これらの特徴を頭に入れた上で、動画マニュアルのメリットを見ていきましょう。

短時間で必要な情報を伝えられる

動画における一番のメリットは、複雑な内容でも動画と音声で効率良く情報を伝えられる点ではないでしょうか。

動画は、文字よりも短時間で多くの情報を伝えられるという特徴があります。動画の持つ情報量はテキスト、写真だけの場合の5,000倍と言われているほど。

紙であれば文章や静止画でしか表現できませんが、動画なら動きのある映像で視聴者に情報を伝えられます。映像や音声、さらにテロップと組み合わせることで、視聴者に寄り添った動画マニュアルが作れます。

参考事例として旅館の業務マニュアル研修用の動画。

無駄な音を無くして、従業員が実務をしている様子を見せています。要点を下のテロップに表示しており、視聴者が理解しやすい編集もされています。

業務の質・教育レベルを均一化できる

動画マニュアルが使われる前は、紙マニュアルの文章や静止画、実際に指導者から教えてもらう形で業務を覚えていました。実務形式で仕事を教えてもらい、新人の頃は指導者のお世話になった人が多いのではないでしょうか。
しかし、指導者から教わる方法は、教える人によって業務の質が変化する恐れがあります。

対する動画マニュアルは、一度撮影してしまえば同じ人が動画で教える形になります。 指導者の変更もありませんので、業務の質を均一化できます。指導者のレベルに左右されることが少なくなるでしょう。 参考事例として旅館で客室案内する時の業務マニュアル動画。
紙のマニュアルでは表現できない声のトーンや正しい動作を動画で知ることができます。動画マニュアルを基準とし、視聴者は会社が求めるクオリティで業務をしてくれるでしょう。

このように、誰にでも分かりやすいマニュアルは、チェーン展開する企業にも非常に有効です。どの店舗でも統一した指導ができ、教育レベルに差が生まれづらくなります。

マニュアル未読者を減らせる

紙のマニュアルを従業員に渡したとして、渡した全員が読んでいるかどうかを把握するのは手間がかかります。
動画であれば従業員に専用アカウントを配布し、アカウント経由で研修動画を見てもらうことでどれだけの人が視聴しているかを把握できるでしょう。

従業員にいち早く研修資料を見て欲しい場合は、動画の視聴状況を把握できるシステムを作っておくと良いです。視聴状況が悪い従業員に注意もできますし、新入社員の教育を早く進められます。

紙の印刷が不要・コスト削減につながる

紙のマニュアルは実際に手で触れられる物であるため、社員の人数と予備分の保管場所が必要です。
対する動画マニュアルはデータであるため、保管場所はサーバーの置き場所だけで済みます。

動画マニュアルを採用していない職場で新しいスタッフを雇う場合は、新人育成のために指導者の人件費や研修費用が必要です。
動画を利用したマニュアルの場合、クラウドやYouTubeなどにアップすることで、いつでもどこでも視聴することができ、出力するコストや保管場所が不要になります。
紙資源を節減する、ペーパーレス化にも繋がるでしょう。多くの人材を教育する場合でも、人数分印刷して配布するなどの手間が必要ありません。

最終的には、紙よりも動画マニュアルの方が低コストで人材育成ができます。

理解度に大きな差が出ないので新人育成にも役立つ

紙のマニュアルはテキストや写真などで情報を伝えますが、細かい動きやポイントは伝わりにくくなる傾向があります。特に新人育成の場合は、携わったことのない業務でイメージがしづらく理解度に差がでてしまいがちです。

一方動画マニュアルは携わったことない業務でも映像として見るのでイメージしやすく、マニュアルの内容が具体的に伝わりやすくなります。
実際の現場の雰囲気や細かい作業をしている様子も、わかりやすい角度から見せることが可能です。作業のポイントやコツを口頭で付け加えながら説明することで、理解度の差を最小限に抑えることができ新人育成にも役立ちます。

業務の効率化になる

新人研修や社内研修のために講師や参加者のスケジュールを調整したり、研修会場の準備や移動などで時間や手間がかかってしまった経験をしたことはありませんか？
研修のたびに準備や調整に時間がかかってしまうと、業務を効率的に進めることが難しくなってしまいます。

動画マニュアルはインターネットで視聴することができるので時間や場所を選びません。繰り返し何度も視聴することができるので、資料の準備や同じ研修をする手間を省くことができ、業務を効率的に進めることが可能になります。
また、業務中に手順がわからなくなったりトラブルが起きた場合にも、動画マニュアルを確認すれば時間をかけずに解決することができます。教育やトラブル対処のムダを省くことが出来るので、結果として業務の効率化に繋がります。

間違った情報が伝わらない

紙のマニュアルを使用した場合、説明する人によって言葉のニュアンスが変わったり、説明の順序が変わったりして間違った情報が伝わってしまうことがあります。
特に細かい作業や言葉のイントネーションなどは文章やイラストでは伝わりにくく、マニュアルの内容が間違って伝わることも少なくありません。

しかし全員に同じ動画マニュアルを使うことで情報のブレが起きず、間違った情報が伝わることを避けることができます。
間違った情報はミスやトラブルに繋がり、最悪の場合事故を引き起こしてしまうリスクもあります。そういったリスクを防ぐためにも、動画マニュアルを活用し正しい情報が全員に伝わるよう対策を取ることが大切です。

営業活動にも使える

動画マニュアルは自社研修だけでなく営業活動にも役立ちます。自社の商品やサービスを営業する際にマニュアル動画を活用すると、商品の操作方法や使用感などをイメージしてもらいやすくなります。
社外に持ち出せない商品についても、マニュアル動画を活用することで視覚的によりわかりやすいプレゼンを行えるでしょう。

また同じ動画マニュアルを営業ツールとして共有することで、どの担当者がプレゼンをしても同じクオリティで自社商品の情報を伝えることができます。
一定したプレゼンは顧客からの信頼を得ることにも繋がり、チーム全体の営業力の底上げが期待できます。
 

紙マニュアルのメリット

紙マニュアルの特徴は下記の通りです。

・文章と静止画で構成されている
・制作費用は動画マニュアルより安い
・動画マニュアルよりも制作は簡単
・文字や絵が分かれば誰でも読める

動画に比べて簡単かつ安く作れる紙マニュアルですが、動画マニュアルにはないメリットもあります。次は紙マニュアルのメリットを見ていきましょう。

文字や絵が分かれば誰でも読める

紙マニュアルで1番のメリットは、動画を再生する端末が無い人でも見られる点です。

動画を見るには、主にスマートフォンやパソコン端末を使います。社会で働く人の中には、それらの端末を上手く使いこなせない人がいるかもしれません。

紙マニュアルであれば文字や絵が分かれば誰でも読めるため、年代を問わず誰でも利用できます。

また、インターネットの通信環境がない状況下でも読めますので、非常事態に備えたマニュアルとしても活用できるでしょう。

メモを書き込んで理解度を高められる

紙マニュアルは読者自身が見て感じた内容をメモに書き残せ、マーカーでチェックを入れられます。

重要に感じたポイントに線を引くことで、引いた部分が印象深く頭の中に残り、理解度を高められるでしょう。動画マニュアルは必要な内容をノートなどに書き起こせますが、重要に感じたポイントをマーカーでチェックはできません。

また、紙マニュアルであれば重要だと思ったページを付箋で貼り付け、確認したい内容をすぐに開けるよう工夫も可能です。動画マニュアルはチャプターごとの時間を書いておけば多少は対応できますが、紙マニュアルに比べると必要な情報を確認できるまで時間がかかります。

自分のペースで学習しやすい

紙マニュアルは基本的にどこでも読めるマニュアルであるため、自分のペースで学習しやすいメリットもあります。

文章を読むのが速い人であれば短時間で読み込んで理解までできますが、動画マニュアルであれば決められた時間は動画を見なければなりません。

動画マニュアルは倍速再生で見る人もいるかもしれませんが、一度見逃したり聞き逃したりすると動画を遡って見ることになり、さらに時間を使ってしまう場合もあります。紙マニュアルであれば読者の読解力や理解度によって、するすると学習を進められます。

特別な理由がない限りは動画マニュアルがおすすめ

動画マニュアルと紙マニュアルのメリットを紹介しました。 短時間で伝えられる情報量の多さ、業務の質を均一化できる点やコスト削減につながる点から見ても、基本は動画マニュアルがおすすめです。しかし、動画マニュアルにも短所があるため、短所をどうしても補いたい場合は紙マニュアルも検討するぐらいで考えておくと良いでしょう。

マニュアル動画作成のコツ

このようにメリットの多いマニュアル動画ですが、動画の良さを活かすためにも、作成時に気をつけたいポイントが8つあります。

課題を分析する

マニュアル動画を作成する前に、まずはどのような課題があるのかを分析しましょう。何のためのマニュアルなのかが定まっていないと、必要な情報が伝わらない内容になってしまいます。

・商品製造の作業手順がわかりにくい
・新人育成の教育内容が部署によってバラバラになっている
・トラブルがあった場合の対処方法が曖昧

このような課題を明確にすることで、マニュアル作成でどのような情報をどこに伝える必要があるのかが把握しやすくなります。
課題をしっかり分析することでマニュアルの内容や流れが見え、より目的にあったマニュアル動画を作成することができます。

社内業務の課題は、外から見ただけでは気づくことができない場合もあります。現課題分析をする上で現場で働くスタッフや、実際に業務を担当する責任者などのリアルな声を聞いて情報収集することも必要です。

目的とターゲットを明らかにする

撮影前に、目的と対象者を明確にしましょう。視聴者が既に持っている知識レベルを想定し、解説する内容を考えることが重要です。

例えば、新入社員向けマニュアルの場合、専門用語を使わず、できるだけ易しい内容にする必要があります。動画の方向性や盛り込むべき内容を決めるために、目的とターゲットの明確化は大切です。

合わせて、現状課題に感じていることも洗い出しておくといいでしょう。「この作業を間違える人が多い」などの課題が分かっていれば、業務マニュアルを作成する際、より重点的に説明するなどの対策ができます。

ポイントを絞り、再生時間を極力短くする

完全版の長い動画マニュアルを作るよりも、テーマごとに細かく短い動画に分けることがポイントです。長時間の動画は視聴する意欲を下げ、理解を妨げてしまいます。
目安としては、1動画で伝えたいポイントを1つに絞り、2分程度の長さにすること。長くても、5分以内には収めるようにしましょう。

例えば、接客マニュアルであれば、接客マニュアル全体の動画を作るのではなく、「あいさつ編」「レジ打ち編」などとニーズ別に細かく分けます。動画が長ければ長いほど要素を詰め込んでしまい、重要なポイントが分かりづらくなってしまうでしょう。
不明点だけを見返したい場合にも、その部分を探すのに時間がかかる可能性があります。隙間時間にさっと目を通せるような手軽さがポイントです。

動画内容を的確に表すタイトルをつける

タイトルを見ただけで中身が分かるようにしましょう。動画を再生しないとどんな内容なのか分からない場合、必要な情報がどの動画内にあるのか、探しづらくなってしまいます。

例えば、前章でとりあげた「接客マニュアル」の例で考えてみましょう。細かくテーマ別に動画を分ける場合、「接客マニュアル：その1」「接客マニュアル：その2」というタイトルはNG。「接客マニュアル：あいさつ編」「接客マニュアル：レジ打ち編」としましょう。動画内で伝えている要素をきちんとタイトルに入れることがおすすめです。

テロップやマークを入れる

テロップを入れることで、よりスムーズに内容を理解することができます。知らない言葉が出てきたり、聞き取りづらい部分があったりしてもテロップによって理解できることがあるでしょう。また、音声なしで動画を見られるメリットもあります。

テロップだけでなく、必要に応じて、矢印やハイライトなどのマークも挿入しましょう。例えば、製品の説明動画で「電源ボタンを押してください」と伝えても、そのボタンがどこにあるのか、視聴者には分からない場合があります。
そこで、該当のボタンに動画内で目印を入れることで、視聴者は迷わず作業できるのです。

閲覧環境を考慮して作成する

見られるデバイスを想定して動画を作成しましょう。再生するのがスマートフォンなのかパソコンなのか、大きいモニターなのか、それによって作成すべき動画は変わってきます。

映している映像が細かったり、文字が小さかったりするとスマートフォンなどの小さい画面では見づらくなってしまいます。一方大きい画面では、画質が荒いと細かい部分が見えないなどの不具合が生じかねません。
データ容量が大きくなりすぎないよう注意しつつ、テレビや大きいモニターなどで再生されるような動画は、ある程度画質を重視する必要があります。

イレギュラー時の対応も記載する

マニュアル動画にはイレギュラー時の対応についても記載しておきましょう。
作業中のミスやトラブルが起こった場合、対応方針がわからなければ作業が中断して時間のムダが生じる場合があります。こういった時間のロスは作業の効率を悪くさせ、業務に支障がでてしまいます。

よく起こるトラブルやミスの対応が記載してあれば、いざという時の備えになります。
どういったトラブルが起きやすいのか、これまでトラブルに対しどう対応してきたかなどをまとめて、マニュアル動画で共有できるようにしておくといいでしょう。

確認しやすい場所にマニュアルを格納

せっかく作ったマニュアルも、保存場所が決まっていないとどこにあるのかわからず活用することが出来ません。
「どこにあるのかわからない、探せない、使えない」とならないように、マニュアルは確認しやすい場所に格納し、誰もがマニュアルの場所を把握できるようにしましょう。

マニュアル動画・操作説明動画の参考事例

企業の活用事例を見てみましょう。マニュアル動画には様々な種類がありますが、「接客マニュアル」「製品マニュアル」「業務マニュアル」の3パターンで参考にしたい事例をご紹介します。

【接客マニュアル】飲食店応援ラボ

飲食店での接客マニュアル動画です。スタッフだけでなく、お客様役の出演者もいることで現場と近い環境で撮影されているのが分かるでしょう。

一部だけにテロップを入れ、重要な箇所が分かりやすくなっているのがポイントです。また、動画を用いることで、スタッフの動きや話すスピードなど、紙のマニュアルでは表現しきれない部分まで確認できます。

飲食店応援ラボのYouTubeチャンネルでは、様々な飲食店向けの接客マニュアルをアップしています。そこで注目すべき点は、動画のタイトル。
こちらの動画は、「【接客の極意】料理の提供シーン（初回の提供）【基本編】」というタイトルですが、他にも「【接客の極意】お見送りをするシーン【基本編】」などの動画もあります。シーン別に細かく分け、タイトルでどんな内容の動画なのかすぐに分かるようになっているのです。

【製品マニュアル】株式会社髙儀

株式会社 高儀は、工具やDIY用品を製造するメーカーです。こちらの動画では、自社商品ナイロンコードカッターの取り扱い方法を説明しています。

このように工具や機械などの使い方は、動画で説明することがおすすめです。文字だけでは「どこの部分の説明をしているのか」「どのように作業をするのか」など細かい部分が分かりづらく、使用者がつまづきやすくなってしまいます。動画では、一連の作業を映像を通して見ることができるため、理解しやすくなるメリットがあるのです。

動画内で、効果的にマークを挿入している点にも注目。説明している部分を丸で囲んだり矢印を入れたりするなど、より分かりやすく編集が加えられています。

【業務マニュアル】珈琲きゃろっと

コーヒー豆の通信販売専門店 珈琲きゃろっとは、動画で美味しいコーヒーの入れ方を説明しています。例えば、カフェの業務マニュアルでは、コーヒーを入れる作業をこのように動画で説明するといいでしょう。

作業手順は文章で読んでもなかなかイメージが掴めないことがあります。同じように作業しているつもりでも「これで合っているのかな」と不安になることもあるのではないでしょうか。映像を用いることで実際の作業を見ながら覚えることができるため、細かいニュアンスまで伝わりやすくなるのです。

また、この動画にはナレーションがついていませんが、きちんと重要箇所をテロップで解説することで分かりやすい動画になっています。 次に、操作説明動画のおすすめの参考事例を2つ紹介します。
専門的な機器の取り扱い方を解説する説明動画と、WEB上での操作を説明する動画です。

機械操作解説（メハーゲン）

メハーゲンは、医療機器を開発するメーカーです。医療注入機器をどのような方法で扱うのか、手順を1つずつ紹介しながら分かりやすく解説します。

動画を見ながら操作ができるように、編集スピードを落とし、補足ナレーションを加えながら制作している点も注目すべきポイントの1つ。基本操作の解説後に、緊急時の操作方法を詳しく解説することで、動画を見て落ち着いて対処することができる構成に仕上げられています。

PCの操作を分かりやすく説明（中小機構公式チャンネル）

WEBやアプリの操作方法を紹介する際には、実際の画面を1つずつ紹介する手法がおすすめです。ここからアプリの使い方をわかりやすく伝えるために、画面スクショを多用して利用者に丁寧に紹介しています。

操作説明動画の作り方

操作説明動画を制作する際には、次の5つのSTEPを意識しながら進めるようにしてください。

STEP１構成案を作成する

操作説明動画で大切なことは、構成案の作成です。どのような情報を伝えるのか、動画構成案で操作説明の手順を確認します。構成案を作成する際には、機械やアプリの説明手順を考えるだけでなく、どのような人に見てもらいたいのか、視聴者層を明確にすることをおすすめします。

構成案を作成する際には、１つの動画に対してさまざまな情報を集約するのではなく、1つの情報に絞って制作をしましょう。機械で基本的な操作と応用的な操作があり、視聴者が理解することが難しいのであれば、2テーマに分けて構成を作るなど、視聴者の気持ちに合わせた動画構成案の制作をおすすめします。

STEP2 制作するにあたり必要な情報を集める

構成案を制作した後は、操作説明動画に必要な情報をリサーチする作業を行います。リサーチ作業をする目的は、動画マニュアルとして必要な情報を反映しているのかの確認です。現場作業員の意見を聞きながら操作方法が正しく反映されているのかも調査をしましょう。

リサーチをする際に、情報を多く集めてしまうと構成に反映する内容が多くなり、どの情報を伝えるべきか分からなくなってしまうこともあります。
制作をする際には、情報の取捨選択をしながら必要な情報を精査するように心がけましょう。

STEP3 絵コンテの制作

全体の構成と資料収集が終了した後は、台本と絵コンテを制作します。絵コンテは動画撮影時にどのアングルで撮影すべきかを決めるものなので、特に重要です。操作説明動画は他の動画と異なり、操作方法をわかりやすく撮影する必要があります。

どの角度から撮影をするかを検討することはもちろんのこと、ボタン操作を解説するための寄りの映像は必要かなど1つずつ精査をするようにしてください。

絵コンテが完成したタイミングで、作業担当者に確認を取り情報が間違って発信されていないか確認を取るようにしましょう。

STEP4 撮影

制作した絵コンテの通りに撮影をしていきます。撮影をする際には、一連の作業を撮影するのではなく、1つずつ短く区切って撮影していくことをおすすめします。
編集時に動画素材の尺が足りないことも考えられるため、撮影をする際には動画の尺を多めに撮影し編集がしやすいように意識をしてください。

正面からのアングルだけでなく、ハイアングル・ローアングルを活用しながら理想的な角度を探しましょう。

STEP5 伝わりやすさを編集で調整

撮影した素材をもとに、編集をして操作説明動画を制作していきます。テロップを加えることで、より伝わりやすくなります。
操作画面を制作する中で、難しいと感じたシーンはスローモーションや、静止画で解説するように意識をして編集をすると分かりやすい動画を制作することが可能です。

動画編集が苦手な方は、映像制作を支援するツールを活用して動画編集を行うこともできます。支援ツールを活用すれば、動画素材を組み合わせることで簡単に訴求力のある動画制作が可能です。
編集ソフトや支援ツールで制作をするのか、外注をするのかを事前に決めておくと良いでしょう。

マニュアル動画を作るならメディア博士！

「自社でマニュアル動画を作りたい」という方にメディア博士をおすすめします。
メディア博士は動画制作から管理・配信までを支援する動画編集ツールです。メディア博士なら動画編集をしたことのない初心者の方でも、簡単にマニュアル動画を作ることが出来ます。

メディア博士では、パワーポイントで作った資料を動画のシーンとして取り込むことが可能です。パワーポイントで作った資料を有効活用し、よりわかりやすいマニュアル動画の作成ができます。
 

まとめ

マニュアル動画には、参考事例で解説したとおり、接客方法や製品の使い方、業務フローなど様々な種類があります。ニュアンスが伝わりにくい内容や複雑な作業などは、積極的に動画を活用することがおすすめです。

・操作説明動画を制作することで業務効率化につながる 
・視聴者の立場に立って構成案から動画をしっかり練る
・支援ツールの活用も検討する

作成時にはターゲットや目的、再生時間を意識しつつ、より分かりやすくなるような編集を加えるといいでしょう。動画制作に不安をお持ちの方は、動画制作をスムーズにする支援ツールの活用もおすすめです。